Langzeitarchivierung Datenträger

Geht es um die Langzeitarchivierung von Daten auf digitalen Datenträgern, gibt es ein paar Grundregeln zu beachten. Wir zeigen Ihnen, wie es am sichersten gelingt.
Wer verderbliche Lebensmittel für lange Zeit aufbewahren möchte, muss diese konservieren. Sollen Informationen für lange Zeit aufbewahrt werden, müssen diese ebenso konserviert werden. 

1. Datensicherung

Langzeitarchivierung beginnt bereits mit der Datensicherung. Überlegen Sie sich, wo überall digitale Daten entstehen. Fast alle Systeme haben die Tücke, dass Sie diese dort nicht mehr vollständig herausbekommen. Dieser Effekt heißt "vendor login."

Dokumentenmanagementsysteme

Stellen Sie sicher, dass Sie auch ohne das DMS Zugriff auf alle Dokumente haben. Nutzen Sie regelmäßig alle zur Verfügung stehenden Exportschnittstellen.

Datenbanken

Nutzen Sie regelmäßig bereitgestellte Exportfunktionen. Ermitteln Sie, welche wichtigen Informationen nicht exportiert werden können. Fertigen Sie Screenhots an.

Cloud Services

Bei Webanwenungen ist die Datensicherung am wichtigsten. Prüfen Sie genau, in welche Abhängigkeit Sie sich begeben. Verfahren Sie wie bei Datenbanken.

E-Mail

Jede wichtige E-Mail mit Vereinbarungen, Beweiskraft oder zur Erfüllung von Nachweispflichten sollte zusätzlich als PDF im Vorgang gespeichert werden.

Office Dokumente

Speichern Sie Office Dokumente nicht nur im jeweiligen Format. Erzeugen Sie vom letzen Bearbeitungsstand immer auch ein zusätzliches PDF.

Sonstige Software

Fast jede Anwendung erzeugt ihr eigenes Dateiformat. Sind Ihre Daten gefangen im System, sprechen Sie uns an. Wir holen Ihre Daten da raus!

Archivierung digitaler Daten

Bei unserer täglichen Arbeit mit einem PC oder MAC erzeugen wir ständig neue Informationen. Diese werden dann auf dem Computer auf einem Flash-Speicher oder auf einer Festplatte in elektronischen Dokumenten gespeichert. Bei der Erstellung dieser Dokumente werden viele unterschiedliche Dateiformate verwendet. Um einen langfristigen Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen und Metadaten sicherzustellen, muss die fehlerfreie Interpretierbarkeit dieser Objekte gewährleistet werden. Je länger ein digitales Dokument aufbewahrt werden soll, desto größer ist der Aufwand, das Speichermedium lesbar zu halten.

Anforderungen an das Langzeitarchiv

Während es bei Privatpersonen insbesondere um die Weitergabe digitaler Fotos an die nächste Generation geht, haben Unternehmen, Bibliotheken, Museen und Archive besondere Ansprüche an die dauerhafte Verfügbarkeit von Dokumenten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an das Langzeitarchiv. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen i.S. der Aufbewahrungspflicht nach §147 AO für das Finanzamt. Demzufolge müssen auch elektronische Dokumente authentisch, d.h. revisionssicher archiviert werden.

Das Dilemma mit den digitalen Dokumenten

Die meisten Archive verfolgen den Ansatz, Dateien und digitalisierte Unterlagen ausschließlich digital zu erhalten und vorhandene, analoge Akten bei Bedarf zu digitalisieren (scan-on-demand). Das steigert die Abhängigkeit von Technologie, welche jederzeit ohne Vorwarnung versagen kann! Im Video erklären wir das Dilemma bei der Erhaltung digitaler Daten für im elektronischen Langzeitarchiv.

Datenträger für die Langzeitarchivierung

Moderne digitale Speichermedien sind für eine langfristige Aufbewahrung nicht geeignet. Elektronische Datenträger wie Festplatten, CDs (Compact Disk), DVDs (Digital Versatile Disc) haben eine durchschnittliche Lebensdauer von weniger als 10 Jahren. Ab einem Zeitraum von 10 Jahren Speicherdauer spricht man deshalb bereits von Langzeitarchivierung. Ist man gesetzlich dazu verpflichtet, muss der Anwender den Zugriff auf digitale Unterlagen für bis zu 30 Jahre zwingend sicherstellen. In dem Zusammenhang wird die Bereitstellung von vertrauenswürdigen Daten durch die Informationstechnik vorgeschrieben. Grundlage für vertrauenswürdige Daten sind revisionssichere Langzeitarchive. Die Archivierung digitaler Unterlagen gestaltet sich indes als schwierig, da die Dokumente auf den Speichermedien im Zuge einer Migration regelmäßig umkopiert werden müssen. Anderenfalls gehen sie früher oder später bei einem Defekt der Speichersysteme vollständig verloren. Nun könnte man meinen, dass eine Langzeitarchivierung für externe, cloud-basierte Speicherlösungen gewährleistet sei. Das mag für die automatisierte Migration der Daten auf den Festplatten des Servers stimmen. Eine Softwareanpassung findet jedoch nicht statt. Wir bei archium haben unlängst versucht, Dateien im Word-95 Format mit Office 365 zu öffnen - ohne Erfolg. Das Format wird nicht mehr unterstützt! Vermeintliche Datenträger für digitale Langzeitarchivierung, wie Magnetbänder (Lebensdauer 30 Jahre) oder die M-Disc (Millennial Disk, Haltbarkeit 1.000 Jahre) garantieren keine langfristige Verfügbarkeit von Hard- und Software zur authentischen Interpretation der archivierten Dateiformate.

Auf der Suche nach einer Lösung

Seit vielen Jahren bemühen sich Interessensgemeinschaften wie »NESTOR«  oder Behörden wie das »BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)«  um eine zuverlässige Antwort auf offene Fragestellungen der digitalen Langzeitarchivierung. Damit leisten sie wertvolle Arbeit, eine Sensibilisierung für dieses wichtige Thema in der Öffentlichkeit zu erreichen. Eine Zertifizierung mit dem Qualitätssiegel für Vertrauenswürdigkeit der Langzeitarchivierung, dem Data Seal of Approval (DSA) ist zwar heute ganz nice, schützt aber nicht vor garantiertem Datenverlust in der Zukunft. Mit zunehmendem Alter der archivierten digitalen Daten wird der Prozess des Erhalts der Lesbarkeit unkalkulierbar teuer, denn er ist zwanghaft.

Digitale Archivierung ist nur hybrid sicher

Solche Unsicherheiten bei der Langzeitarchivierung beheben wir mithilfe von »Digital Definition« . Dieser Workflow beschreibt die Übertragung digital gespeicherter Information auf analoge Datenträger mit den dazugehörigen Metadaten der Dokumente. In Archiven sensibler Bereiche ist die analoge Mikroverfilmung seit Jahrzehnten die langfristig sicherste Form der Archivierung von Dokumenten. Dazu zählen unter anderem Kraftwerke, Bauämter, Flugzeughersteller sowie Banken und Versicherungen. Die Kombination aus »arTUX-Archivdatenbank« und dem »armaGETON-Magazinbuch« auf Papier garantiert bereits heute  den späteren Zugriff auf die Informationen des Langzeitarchivs.

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Charakteristische Eigenschaften von Speichermedien

Papier Keramik Mikrofilm eStorage
Trägermaterial Papier nach DIN ISO 9706 gehärtetes Keramiksubstrat Polyester Festplatte
Formate 210x297mm (DIN A4) 95x95mm
105x148mm (DIN A6) 		105x148mm (Microfiche)
35mmx30m (Rollfilm) 		/
Haltbarkeit 200 Jahre 100.000 Jahre 500 Jahre 2-10 Jahre
Nutzung als Speichermedium 2.000 Jahre 12.000 Jahre 150 Jahre 30 Jahre

Um digital gespeicherte Informationen langfristig haltbar zu machen, müssen sie auf einem analogen Datenträger archiviert werden. Die Speicherdauer ist somit nur abhängig vom physischen Verfall des Mediums selbst und nicht von komplexen Entschlüsslungstechnologien zur Wiederherstellung der Lesbarkeit von Dokumenten durch den Menschen. Außerdem sind analoge Datenträger vergleichsweise unanfällig gegen spontanen, totalen Informationsverlust. 

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Eigenschaften analoger Datenträger

  • hohe Alterungsbeständigkeit
  • vertretbarer Handhabungsaufwand
  • Authentizität der Wiedergabe
  • maschinell beschreibbar
  • lesbar durch den Menschen
  • lesbar auch bei Stromausfall oder Blackout
  • unabhängig von Technologie zur Lesbarmachung
  • anerkannt zur Erfüllung von Nachweispflichten
  • hohe Fälschungssicherheit
  • schleichender Alterungsprozess
  • Interpretationsmöglichkeit bei Beschädigung
  • keine digitale Verschlüsselung durch Trojaner
  • kein Informationsdiebstahl bei Hackerangriff
  • kein Migrationsaufwand (Zeit und Geld)
  • kein Risiko des spontanen, totalen Informationsverlustes
  • kalkulierbare Kosten der Langzeitarchivierung
  • klimaschonend durch energielose Speicherung
  • seit Jahrtausenden millionenfach bewährt in Archiven aller Welt zur Sicherung von Kulturgut

Langzeitarchivierung von Daten auf Papier

Papier eignet sich hervorragend für die Langzeitarchivireung von Informationen aus digitalen Daten. Mit dem archium Magazinbuch » armaGETON«  lassen sich bis zu 20.000 Seiten DIN A4 im Volumen eines Telefonbuchs inklusive Metadaten und Inhaltsverzeichnis speichern. Das besondere Highlight: auch hochauflösende Digitalfotos können mit diesem Speichermedium 200 Jahre überdauern.

zum Angebot
Anschrift

archium GmbH
Gewerbepark Keplerstraße 6/8
07549 Gera (Thüringen)

KontakT

0365-855 038 25
kontakt@archium.org

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