Notfallplanung für Archive

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Version vom 16. Februar 2020, 09:15 Uhr von MichaelWinkler (Diskussion | Beiträge)
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In den großen staatlichen Archiven nimmt die Notfallplanung einen sehr hohen Stellenwert ein, in kleinen Archiven wird sie oft sträflich missachtet.

Welche Notfälle können eintreten?

In erster Linie sind es Wasserschäden durch Hochwasser, Rohrbruch oder Löschwasser bei Bränden. Aber auch Einsturzgefahr und externe Katastrophen können eine kurzfristige Evakuierung des Archivguts bedingen.

Es kann jedes Archiv treffen

Das Stadtarchiv Grimma verfügte im August 2002 über keinen umfassenden Notfallplan. Deutlich mehr Archivalien hätten damals durch einfache Gefriertrocknung gerettet werden können.

Präventive Maßnahmen

Lagerung des Archivguts

Präventive Maßnahmen betreffen vor allem die Lagerung des Archivguts (z.B. in ausreichendem Abstand zum Boden) und die Verpackung. Eine einheitliche und leicht transportable Verpackung beschleunigt die Räumung des Magazins im Katastrophenfall deutlich.

Griffbereit für den Notfall

Sinnvoll ist die Zusammenstellung einer »Notfallbox«, die Ausrüstungsgegenstände für die Bergung im Schadensfall enthält. Diese Gegenstände (z.B. Plastiktüten, Taschenlampen, Schwämme, wasserfeste Stifte, etc.) sind allesamt weder anspruchsvoll noch teuer – sollten aber im Notfall nicht erst zusammengesucht werden müssen. Liegen sie im Schadensfall schon bereit, gewinnt man sehr wertvolle Zeit.

Schnelles Handeln bei Wasserschäden

Gerade ein Wasserschaden gleicht einem Wettlauf mit der Zeit. Feucht gewordenes Archivmaterial sollte schnellstmöglich eingefroren werden. Danach hat man sehr viel Zeit, die Restaurierung und ihre Finanzierung zu planen. Außerdem wird den Archivalien durch die Gefriertrocknung die Feuchtigkeit allmählich wieder entzogen.

Vorbereitet für den Ernstfall

Entsprechend ist es sinnvoll, schon vorher mit den örtlichen Hilfsdiensten (Feuerwehr, Kühlhäuser) in Kontakt zu treten und mögliche Ansprechpartner auf einer Notfalltelefonliste zu vermerken. Ähnliches gilt auch für kurzfristig verfügbare Hilfskräfte.

Die Notfalltelefonliste

Unseren Vordruck einer Notfalltelefonliste finden Sie hier. Für eine kostenlose Archivsichtung zur Einschätzung Ihrer Archivsituation, die Erstellung eines konkreten Notfallplans oder die Bestellung Ihrer »Notfallbox« kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie sehr gerne.

Tipps:

Stellen Sie sich als Archiv vor

Es wird empfohlen bereits im Vorfeld persönlichen Kontakt zu wichtigen Stellen (wie z.B. der Feuerwehr) herzustellen und zu pflegen. Tragen Sie eine Nummer auf der Notfalltelefonliste ein, dann benachrichtigen Sie die betreffende Stelle, dass Sie sie in diese aufgenommen haben. Denn hat die betreffende Stelle schon einmal etwas von Ihnen und Ihrem Archiv gehört, erspart dies im Notfall viel Zeit für Erklärungen.

Auch an die DSG-VO muss gedacht werden

Nehmen Sie unbedingt die Privatnummern von Angestellten in Ihre Notfalltelefonliste auf! So beachten Sie das neue Datenschutzgesetz: Die betreffenden Mitarbeiter müssen um Erlaubnis gefragt werden und eine entsprechende Erklärung unterschreiben.

Der Aufzug im Havariefall

Hat ihr Gebäude einen Aufzug, so kann es im Notfall auch sinnvoll oder erforderlich sein, die Aufzugfirma zu kontaktieren.

Damit jeder Hilfe holen kann

Schreiben Sie auch Namen und Adresse ihres Archivs in die Notfalltelefonliste, für den Fall, dass externes Personal diese Daten kommunizieren muss.