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Leitfaden für öffentliche Archive

Aus archium
Version vom 4. September 2018, 11:13 Uhr von NadineArnoldDörr (Diskussion | Beiträge) (Wieso es an der Zeit ist Ihr Archiv aus dem Dornröschenschlaf zu wecken)
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Was kann weg?

Die Frage „Was kann weg?“ stellt sich für ein Gemeindearchiv eigentlich nicht. Kommunalarchive sind, aufgrund ihrer Allzuständigkeit für alle öffentlichen Belange, verpflichtet das kommunale Leben in seiner gesamten Vielfalt zu dokumentieren. Daraus leitet sich ab, dass prinzipiell alle Archivalien aufbewahrt werden müssen. Ungeeignete Räumlichkeiten und Platzmangel stellen daher oft große Probleme dar. Bei unserer Arbeit sind uns in den letzten Jahren häufig öffentliche Archive begegnet, die bestenfalls durch die engagierten Hände eines oder mehrerer – meist älterer – Ehrenamtlicher betreut werden. In der Regel finden wir jedoch brachliegende Archive vor, die darauf warten wieder zum Leben erweckt zu werden. In beiden Szenarien konnten die Archive durch die enge Zusammenarbeit mit archium optimiert und dadurch für die Öffentlichkeit wieder nutzbar gemacht werden. Deshalb haben wir unsere Erfahrungen in diesem kleinen Leitfaden zusammen getragen, der Ihnen zumindest als Starthilfe dienen soll.

Wieso es an der Zeit ist Ihr Archiv aus dem Dornröschenschlaf zu wecken

Geschichte ist in. Das zeigen nicht zuletzt Fernsehsendungen wie z.B. ZDF-History, die seit Jahren sehr erfolgreich sind und längst nicht mehr ausschließlich die deutsche NS-Geschichte aufarbeiten. Auch die Popularität historischer Themen in anderen Medien und das gleichbleibend hohe Interesse an Museen und Ausstellungen sprechen für sich. Vergessen kommt nicht in Frage.

Denn: „Vergessen ist Gnade und Gefahr zugleich.“ (Theodor Heuss)

Vergangenheit ist immer auch Identität, denn die Geschichte eines Ortes ist mit seinem Bild nach Außen untrennbar verknüpft. Gerade junge Erwachsene besinnen sich wieder auf ihre Wurzeln. Herkunft spielt eine zunehmend wichtige Rolle. Gerade kommunale Archive sind für die so genannten Hobby-Genealogen von besonderer Bedeutung. Und oft ist heute noch gar nicht ersichtlich, was für spätere Generationen wichtig sein wird.

Unschlagbare Argumente für Ihre Archivoptimierung

Ist es schon Jahre, vielleicht Jahrzehnte her, seit der Bestand des Archivs zuletzt gesichtet wurde? Sind die Findbücher auf dem neuesten Stand? Mit der Archivsichtung durch unsere erfahrenen Archivare erhalten Sie wieder einen Überblick. Die Erschließung, die nach der Sichtung folgt, ist vielleicht der wichtigste Punkt bei der Archivoptimierung. Ihre analogen Archivalien (wie Dokumente, Fotos etc.) werden fachgerecht sortiert und gelagert. Bei dieser Gelegenheit wird der Bestand gleich in Ihre von uns individualisierte Archivdatenbank aufgenommen. Bereits bestehende Findbücher können in die Datenbank übernommen werden. Ihr Archiv ist dann auch digital über Suchmasken recherchierbar. Die einfache Benutzung eines erschlossenen Archivs, besonders auch online, lockt Interessierte an und ist eine gute Gelegenheit für den Ort, ein positives Image durch die eigene Geschichte zu transportieren. Ein benutzerfreundliches Archiv ist dann für jegliche Rechercheanfrage gewappnet. So können auch Veröffentlichungen, wie z.B. Vereinsfestschriften, durch Quellenmaterial unterstützt werden.

Was findet sich im Archiv und wie geht man damit um?

Allgemeines zur Aufbewahrung von Archivgut

“Man muss die Zukunft im Sinn haben und die Vergangenheit in den Akten.“ Charles Maurice de Talleyrand (1754-1838)

Von Archivgut spricht man, sobald der eigentliche Entstehungszweck des Mediums erfüllt ist, es also dauerhaft abgelegt werden kann. Um das Archivgut möglichst lange haltbar zu machen und vor Beschädigung zu schützen sollte viel Wert auf die Auswahl der Räumlichkeiten zur Aufbewahrung gelegt werden. Idealerweise sollten diese stets trocken, feuer- und diebstahlsicher sein. Wetterfeste Räumlichkeiten, deren Luftfeuchtigkeit 65% nicht übersteigt und deren Temperatur stabile 18°C (plus/minus 2°C) beträgt, sind optimal. Die Lichteinwirkung und die Überprüfung der Statik sollten nicht außer Acht gelassen werden. Die Anschaffung einer Notfallbox für Archivgut muss unbedingt erwogen werden.

Dokumente

Aufbewahrung

Wie andere Archivalien sollten Dokumente in säurefreien Archivkartons und lichtgeschützt aufbewahrt werden.

archium empfiehlt:

Um eine möglichst lange Lebensdauer zu gewährleisten, sollten Dokumente vor der Archivierung vorsichtig von Metallklammern und Klebefilmresten befreit werden. Wichtige oder häufig benötigte Dokumente sollten durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank gut zugänglich sein. Eine Digitalisierung empfiehlt sich nur bei sehr wichtigen oder sehr häufig benötigten Dokumenten. Die Aufbewahrung der Originale ist in jedem Fall der rein digitalen Aufbewahrung vorzuziehen (siehe Lebensdauer digitaler Langzeitmedien).

digitale Dokumente

Aufbewahrung

Der Aufbewahrungsart sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. CDs, DVDs, USB-Sticks, Festplatten, Disketten etc. sind für eine Langzeitspeicherung nicht geeignet, da ihre Lebensdauer sehr limitiert ist. Bei selbst gebrannten CDs liegt sie bei gerade einmal durchschnittlich fünf Jahren. Ein System aus mehreren Festplatten mit Backupfunktion ist hier ratsam (siehe unten). Um die Datenmenge gering zu halten, sollten Doppelungen vermieden werden.

archium empfiehlt

Die heutige Zeit bringt so viele Informationen über sich hervor wie noch niemals eine Zeit zuvor und paradoxerweise sind diese Informationen besonders gefährdet für kommende Generationen für immer verloren zu gehen. Das liegt daran, dass die meisten dieser Informationen nur in digitaler Form vorliegen. Es empfiehlt sich besonders wichtige Informationen in ein analoges Langezeitarchivierungsformat zu übertragen. Hierzu eignet sich besonders das Medium Mikrofilm. Für weniger wichtige Informationen eignet sich das oben bereits erwähnte System aus mehreren Festplatten. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Datenmigration in neue Formate immer aktuell gehalten werden muss, um eine dauerhafte Lesbarkeit zu gewährleisten, was sehr viel Datenpflege in Anspruch nehmen kann. Wichtige oder häufig benötigte digitale Dokumente sollten außerdem durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank gut zugänglich und leicht auffindbar sein. Eine kostengünstige Komplettlösung auf Opensource-Basis bieten wir Ihnen in maßgeschneiderter Weise an.

Fotos

Aufbewahrung

Fotos (Dias, Mikrofilme) sollten bestenfalls in geeigneten säurefreien Behältnissen aufbewahrt und vor Licht geschützt werden. Wir empfehlen dazu Archivkartons und Pergamynhüllen, bzw. für Dias und Mikrofilm geeignete Schachteln. Notfalls können Duplikate aussortieren werden, unter Beibehaltung der jeweils besterhaltenen Exemplare. Beachten Sie, dass alte Schwarz-Weiß-Aufnahmen eine längere Lebensdauer haben als Farbaufnahmen. Diese halten allerdings im Falle einer Digitalisierung mehr Informationen bereit.

archium empfiehlt:

Um Fotografien wirklich uneingeschränkt nutzen zu können, sollten sie nicht nur gut zugänglich aufbewahrt werden:

  • Am Anfang steht die genaue Verzeichnung. Halten Sie unbedingt (auf einem separaten Blatt, niemals auf dem Foto selbst!) fest wer und was auf den Bildern zu sehen ist. Gerade ältere Gemeindemitglieder können hier eine wichtige Hilfe sein.
  • Es folgt eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement.
  • Parallel dazu ist für Präsentations- und Recherchezwecke die Aufnahme in eine anwenderfreundliche Archivdatenbank unerlässlich.

Zeichnungen, Pläne, Poster, Karten

Aufbewahrung

Zeichnungen, z.B. von Gebäuden, sind wichtige Dokumente des Zeitgeistes. Sie zeigen sowohl den technischen Stand, als auch den Geschmack ihrer Entstehungszeit. Ähnliches gilt für (Bau-)Pläne – sie zeigen den Ort in seinen Entstehungsphasen, können aber auch nach Jahrzehnten noch nützliche Helfer im Alltag sein, um z.B. die Position von Rohren oder Leitungen oder den Standort nicht mehr existierender Gebäude zu dokumentieren. Auch Zeichnungen und Pläne sollten in säurefreien und lichtgeschützten Behältnissen aufbewahrt werden. Da sie meist großformatig sind empfehlen sich Kartenschränke mit geräumigen Schubladen, in denen das Archivgut liegend (!) aufbewahrt werden kann.

archium empfiehlt

Um Baupläne im Notfall nutzen zu können, sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Es empfiehlt sich, besonders für ältere Zeichnungen und Pläne, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Besonders bei Bauplänen sollte auf ein gutes Farbmanagement Wert gelegt werden. Mit Bleistift Gezeichnetes oder Geschriebenes kann durch schlechtes Farbmanagement auf dem Digitalisat „unsichtbar“ werden, somit könnten wichtige Informationen bei der Digitalisierung verloren gehen.

Urkunden

Aufbewahrung:

Urkunden gehören zu den wichtigsten Bestandteilen eines Gemeindearchivs. Sie sind meist die Quelle der ersten Erwähnung eines Ortes und zeugen somit für sein Alter. Sie geben auch Aufschluss über etwaige Besitzverhältnisse und wie diese sich über die Jahre änderten. Da es sich häufig um alte und fragile Objekte handelt, sollten sie mit äußerster Sorgfalt behandelt werden. Siegelurkunden in Akten sind besonders gefährdet, da Siegel unter Druck schnell beschädigt werden können. Daher ist eine von der Akte gesonderte Lagerung und Archivierung in säurefreiem Papier ratsam.

archium empfiehlt:

Urkunden sind häufig besonders anschauliche Zeugnisse der Ortsgeschichte. Sie sollten daher auch für die Öffentlichkeit zugänglich sein, beispielsweise in einer Archivdatenbank. Gerade bei sehr alten oder beschädigten Urkunden, die mit besonderer Sorgfalt behandelt werden müssen, ist eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement dringend anzuraten.

Nachlässe

Aufbewahrung:

Immer wieder werden Gemeindearchive vor die Aufgabe gestellt, ganze Nachlässe zu verwalten. Engagierte Bürger des Ortes vermachen ihre jahrzehntelang gepflegte Sammlung an Archivalien dem Ort, in dem sie lebten, um sie für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Nachlässe bilden somit ein Konvolut der verschiedensten Archivalien-Typen. Von Dokumenten, über Fotos, bis hin zu Büchern und Statuen kann alles enthalten sein. Der Nachlass sollte idealerweise in separaten Räumlichkeiten oder zumindest in separaten Regalen gelagert werden, um eine Abgrenzung zum Restarchiv zu gewährleisten.

archium empfiehlt:

Der Bestand sollte wie ein eigenes kleines Archiv behandelt werden. Von einem Aufteilen des Nachlasses und damit einem Aufgehen im allgemeinen Gemeindearchiv wird abgeraten. Die Aufnahme aller Nachlassbestandteile in eine Archivdatenbank wird dringend empfohlen, besonders, um das Archivgut der Öffentlichkeit zugänglich machen zu können. Auch hier ist durch die Individualisierbarkeit der archium Archivdatenbank eine Separation vom Restarchiv problemlos einzurichten.

Realien

Aufbewahrung

Realien, wie z.B. Statuen, Preise, Gemälde oder Werkstücke, stellen besondere Archivalien dar. Sie sind wichtige Objekte der Ortsgeschichte und repräsentieren die Gemeinde nach außen. Realien sollten, wenn sie nicht öffentlich ausgestellt werden, in lichtgeschützten Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Empfindliche Realien können zusätzlich noch vorsichtig in säurefreies Papier gewickelt werden. Für wertvolle Realien empfiehlt sich die Aufbewahrung in einem Safe.

archium empfiehlt

Da es sich bei Realien in der Regel um 3D-Objekte, wie Plastiken oder Werkstücke, handelt ist eine Digitalisierung nur schwer umzusetzen, auch der Nutzen einer solchen ist fraglich. Einzig bei Gemälden muss über eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement nachgedacht werden.

Zeitungen, Mitteilungsblätter, Publikationen

Aufbewahrung:

Zeitungen, Mitteilungsblätter und Publikationen sind äußerst wichtige Bestandteile eines Gemeindearchivs. Sie sind nicht nur Zeugnisse der Geschichte des Ortes, sondern insbesondere auch seiner Bewohner. Gerade deshalb ist die gut zugängliche Aufbewahrung in geeigneten Räumlichkeiten von großer Bedeutung. Da Zeitungen meist eine sehr schlechte Papierqualität haben und sehr viel Säure enthalten, die das Papier frühzeitig altern lässt, ist bei der Aufbewahrung besondere Sorgfalt angezeigt. Die Lagerung in säurefreien Behältnissen, wie die bereits erwähnten Archivkartons, ist obligatorisch.

archium empfiehlt:

Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist für Recherchezwecke unerlässlich. Ausgeschnittenen Zeitungsberichten sollten auf einem separaten, säurefreien Blatt unbedingt Informationen zur Publikation (wie Erscheinungsdatum, Name der Publikation, Seitenzahl usw.) beigelegt werden. Es empfiehlt sich dringend eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Zeitungsberichte sollten aufgrund ihrer schlechten Papierqualität nur in Ausnahmefällen im Original verwendet werden. Es wird die Benutzung (digitaler) Kopien unbedingt empfohlen.