Wir entschuldigen uns für diese lästige und unsinnige Cookie-Warnung, die uns die EU-DSGVO und das BDSG (neu) seit Mai 2018 abverlangt! Natürlich verwendet archium "Cookies". Wir verwenden Cookies ausschließlich aus technischen Gründen, z.B. zum Speichern von Session-Parametern, damit wir selber uns nicht andauernd neu anmelden müssen, wenn wir an der eigenen Seite basteln. Für den Inhalt der Besucher-Cookies interessieren wir uns nicht; wir haben in 11 Jahren nicht eine einzige individuelle Besucher-Information abgegriffen und werden das auch zukünftig nicht tun. Die die Durchsetzung des Datenschutzes überwachenden Aufsichtsbehörden der Länder 👁👁 erwarten jetzt von Ihnen, daß Sie Ihr Einverständnis mit unseren Cookies erklären und die Verantwortung für Ihr Handeln übernehmen indem Sie auf "Okay" klicken: Weitere Informationen

Archiv-Leitfaden für Unternehmen

Aus archium
Version vom 7. August 2018, 15:24 Uhr von KlausWendel (Diskussion | Beiträge)
(Unterschied) ← Nächstältere Version | Aktuelle Version (Unterschied) | Nächstjüngere Version → (Unterschied)
Wechseln zu:Navigation, Suche

LeitfadenRot.png

Was kann weg?

Immer wieder sind wir in den letzten Jahren von unseren Kunden gefragt worden: „Was kann ich eigentlich wegwerfen?“ Es ist müßig zu erwähnen, dass mit der schnellen Antwort des Historikers „Natürlich nichts!“, unseren Kunden nicht gedient ist. Meistens sind es die Umstände (ungeeignete Räumlichkeiten, Platzmangel), die ein Unternehmen zwingen sich zu entscheiden, was bleiben darf und was nicht. Deshalb haben wir unsere Erfahrungen in diesem kleinen Leitfaden zusammen getragen, der Ihnen die Entscheidung zwar nicht abnehmen, aber doch erleichtern soll.

Wir haben uns Mühe gegeben, unsere Tipps in aller Kürze und damit für Sie leicht zugänglich zu präsentieren. Bitte beachten Sie, dass dieser Leitfaden nur einen sehr groben Überblick bieten kann. Für eine genaue Beratung und einen individuellen Blick auf Ihre Firmengeschichte wenden Sie sich bitte kostenlos und unverbindlich an archium.

Wieso Sie das Potential Ihrer Unternehmensgeschichte unbedingt nutzen sollten!

Geschichte ist in. Das zeigen nicht zuletzt Fernsehsendungen wie z.B. ZDF-History, die seit Jahren sehr erfolgreich sind und längst nicht mehr ausschließlich die deutsche NS-Geschichte aufarbeiten. Auch die Popularität historischer Themen in anderen Medien und das gleichbleibend hohe Interesse an Museen und Ausstellungen sprechen für sich. Vergessen kommt nicht in Frage.

Denn: „Vergessen ist Gnade und Gefahr zugleich.“ (Theodor Heuss)

Vergangenheit ist immer auch ein Stück weit Identität. Und die droht in einer zunehmend globalisierten und schnelllebigen Welt immer mehr zu verwischen. Gerade Unternehmen sollten daher ihre Vergangenheit nutzen, um gegenüber ihren Kunden, aber auch anderen Wettbewerbern und nicht zuletzt den eigenen Mitarbeitern Profil zu zeigen. Langjährige, gleichbleibende Qualität und Kompetenz erzeugen nicht nur positive Emotionen, sondern auch ein unerschütterliches Vertrauen in die Möglichkeiten einer Firma. Die Identifikation mit der eigenen Tradition steht für die Unverwechselbarkeit eines Unternehmens, und kann damit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

5 unschlagbare Argumente für Ihr Unternehmensarchiv:

„Nur wer die Vergangenheit kennt, hat eine Zukunft.“ (Wilhelm von Humboldt)

1. Veröffentlichungen

Ein Firmenarchiv bietet sehr viele einfache Möglichkeiten für die Unternehmenskommunikation. So lassen sich nicht nur das Firmenjubiläum sondern auch andere Anlässe wie z.B. der Geburtstag des Firmengründers oder der Jahrestag einer wichtigen Produkterfindung sehr leicht nutzen, um durch geschichtsbezogene Veröffentlichungen die Tradition der Firma wieder ins Gedächtnis zu rufen und Aufmerksamkeit zu erregen. Chroniken sind etwas Bleibendes und können von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern über Jahre immer wieder zur Hand genommen werden.


2. Identität nach innen und außen

Die Identifikation mit dem eigenen Unternehmen und seiner Geschichte ist ein entscheidender Faktor für die dauerhafte Motivation der eigenen Mitarbeiter. Diese Identifikation fällt signifikant leichter, wenn sich die Firma positiv, z.B. durch ihre Firmenhistorie, von anderen unterscheidet. Die Individualität einer Firma wird außerdem durch ihre Herkunft, z.B. durch ihre jahrelange Verbundenheit mit der eigenen Region – ob als Arbeitgeber oder Sponsor – noch deutlich unterstrichen.


3. Rechtssicherheit und Krisenprävention

Eine konsequent und ehrlich aufgearbeitete Firmengeschichte stellt die beste Grundlage dar, um geschichtsbezogenen Attacken der Presse vorzubeugen. Ebenso wichtig wie die präventive Krisenkommunikation ist die Rechtssicherheit, die ein gut geführtes Firmenarchiv bietet. Patent- oder Rechtsnachfolgefragen können schnell und sicher beantwortet werden. Und nicht zuletzt können alte Bauakten eine anfallende Reparatur erheblich erleichtern und dadurch Kosten ersparen.


4. Erfahrungsschatz

Wer immer neue und innovative Lösungen sucht, für den lohnt sich möglicherweise ein Blick zurück. Die eigene Firmengeschichte ist Wissenspool und Nachschlagewerk in einem und kann ungeahnte Schätze und damit auch neue Anregungen bieten.


5. Tradition als Wettbewerbsvorteil

Die sorgfältig aufgearbeitete Geschichte eines Unternehmens kann Qualität, Tradition, Erfahrung und Kontinuität kommunizieren. Diese Faktoren schaffen beim Kunden das Gefühl von Sicherheit und Vertrauen – in die Firma, aber vor allem in die eigene Kaufentscheidung und damit entsteht ein wirtschaftlicher Mehrwert.

Was kommt ins Firmenarchiv und warum?

Allgemeines zur Aufbewahrung von Archivgut

“Man muss die Zukunft im Sinn haben und die Vergangenheit in den Akten.“ Charles Maurice de Talleyrand (1754-1838)

Von Archivgut spricht man, sobald der eigentliche Entstehungszweck des Mediums erfüllt ist, es also dauerhaft abgelegt werden kann. Um das Archivgut möglichst lange haltbar zu machen und vor Beschädigung zu schützen sollte viel Wert auf die Auswahl der Räumlichkeiten zur Aufbewahrung gelegt werden. Idealerweise sollten diese stets trocken, feuer- und diebstahlsicher sein. Wetterfeste Räumlichkeiten, deren Luftfeuchtigkeit 65% nicht übersteigt und deren Temperatur stabile 18°C (plus/minus 2°C) beträgt, sind optimal. Die Lichteinwirkung und die Überprüfung der Statik sollten nicht außer Acht gelassen werden. Die Anschaffung einer Notfallbox für Archivgut muss erwogen werden.

Fotos (Dias, Mikrofilme)

Warum?

Fotos sind nicht nur zu Werbezwecken wichtige Dokumente für Firmen. Sie zeigen das Unternehmen selbst in seinen Entstehungsphasen und auch die Belegschaft bei unterschiedlichen Anlässen. Für die Firmengeschichte sind sie ein unverzichtbares optisches Hilfsmittel.

Aufbewahrung:

Fotos (Dias, Mikrofilme) sollten bestenfalls in geeigneten säurefreien Behältnissen aufbewahrt und vor Licht geschützt werden. Wir empfehlen dazu Archivkartons und Pergamynhüllen, bzw. für Dias und Mikrofilm geeignete Schachteln. Sollten Sie sich aus Platzgründen von Fotos trennen müssen, so sollten Sie zunächst Duplikate aussortieren und davon das jeweils Besterhaltene aufbewahren. Beachten Sie, dass alte Schwarz-Weiß-Aufnahmen eine längere Lebensdauer haben als Farbaufnahmen. Diese halten allerdings im Falle einer Digitalisierung mehr Informationen bereit. Im Idealfall sollten Sie immer beide Versionen einer Aufnahme aufbewahren.

Rechtssicherheit:

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Fotografien, Dias oder Mikrofilme aufzubewahren, allerdings können archivierte Fotos im Rahmen einer Betriebsprüfung oder für die Gewährleistungspflicht eine wichtige Rolle spielen.

archium empfiehlt:

Fotos, Dias und Mikrofilme sollten – wenn überhaupt – nur mit großer Vorsicht und nur sparsam entsorgt werden. Um Firmenfotografien uneingeschränkt nutzen zu können, sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Halten Sie unbedingt fest wer und was auf den Bildern zu sehen ist. Gerade ältere oder ehemalige Mitarbeiter können hier eine wichtige Hilfe sein.

Es empfiehlt sich, besonders für ältere Fotos, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten.

Zeichnungen, Pläne, Poster und Karten

Warum?

Zeichnungen, ob von Firmenprodukten oder Firmengebäuden, sind wichtige Dokumente des Zeitgeistes. Sie zeigen sowohl den technischen Stand als auch den Geschmack ihrer Entstehungszeit. Ähnliches gilt für (Bau-)Pläne – sie zeigen das Unternehmen in seinen Entstehungsphasen, können aber auch nach Jahrzehnten noch nützliche Helfer im Alltag sein, um z.B. die Position von Rohren oder Leitungen zu dokumentieren. Auch der künstlerische Aspekt sollte bei Zeichnungen und (Bau-)Plänen nicht vergessen werden. Die Aufbewahrung von Postern empfiehlt sich nur, wenn diese in direktem Bezug zum Unternehmen stehen.

Aufbewahrung

Auch Zeichnungen und Pläne sollten in säurefreien und lichtgeschützten Behältnissen aufbewahrt werden. Da sie meist großformatig sind empfehlen sich Kartenschränke mit geräumigen Schubladen, in denen das Archivgut liegend (!) aufbewahrt werden kann.

Rechtssicherheit

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Zeichnungen und Pläne aufzubewahren, allerdings können archivierte Pläne und Zeichnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung oder für die Gewährleistungspflicht eine wichtige Rolle spielen.

archium empfiehlt

Zeichnungen und Pläne sollten – wenn überhaupt – nur mit großer Vorsicht und nur sparsam entsorgt werden. Um Baupläne im Notfall nutzen zu können sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Es empfiehlt sich, besonders für ältere Zeichnungen und Pläne, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Besonders bei Bauplänen sollte auf ein gutes Farbmanagement Wert gelegt werden. Mit Bleistift Gezeichnetes oder Geschriebenes kann durch schlechtes Farbmanagement auf dem Digitalisat „unsichtbar“ werden, somit könnten wichtige Informationen bei der Digitalisierung verloren gehen.

Realien

Warum?

Realien, wie z.B. Statuen, Preise, Gemälde oder Werkstücke, stellen besondere Archivalien dar. Sie können dekorativ ausgestellt werden, um vor Kunden und Mitbewerbern zur Profilierung des Unternehmens zu dienen. Auch die Moral der Belegschaft kann beispielsweise durch das Ausstellen eines Preises positiv beeinflusst werden.

Aufbewahrung

Realien sollten im Idealfall in den Firmenräumen sichtbar ausgestellt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sollten sie in lichtgeschützten Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Empfindliche Realien können zusätzlich noch vorsichtig in säurefreies Papier gewickelt werden. Für wertvolle Realien empfiehlt sich die Aufbewahrung in einem Safe.

Rechtssicherheit

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Realien aufzubewahren.

archium empfiehlt

Da es sich bei Realien in der Regel um 3D-Objekte, wie Plastiken oder Werkstücke, handelt ist eine Digitalisierung nur schwer umzusetzen, auch der Nutzen einer solchen ist fraglich. Einzig bei Gemälden kann über eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement nachgedacht werden.

Dokumente

Warum?

Unternehmen sind dazu verpflichtet handels- und steuerrechtliche Dokumente aufzubewahren. Folgende Unterlagen müssen aufbewahrt werden:

  • Alle Handelsbücher und Aufzeichnungen, die auch für steuerliche Zwecke geführt werden müssen. Nicht darunter fallen freiwillige Aufzeichnungen wie Auftrags- und Bestellbücher.
  • Dokumente über körperliche Bestandsaufnahmen. Handelsrechtlich fällt hierunter das Inventar. Nach Steuerrecht können auch Inventur-Aufnahmezettel (Urbelege) aufbewahrungspflichtig sein.
  • Alle Dokumente des Jahresabschlusses, das heißt Bilanz (auch Eröffnungs-, Zwischen- und andere Sonderbilanzen), Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und gegebenenfalls Lagebericht.
  • Alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind. Dies sind zum Beispiel Kontenpläne, Abkürzungsverzeichnisse und Programm- und Verfahrensdokumentationen des EDV-Systems.
  • Handels- und Geschäftsbriefe in jeder Form (sowohl Briefe als auch Faxe und E-Mails), und zwar sowohl abgesandte als auch empfangene Korrespondenz mit externen Geschäftspartnern, nicht aber interne E-Mails oder andere interne Mitteilungen.
  • Buchungsbelege jeder Art, also alle Unterlagen über Geschäftsvorfälle. Hier sind nicht nur interne Buchungsanweisungen gemeint, sondern etwa auch Steuerbescheide, Kontoauszüge, Kassenbücher, Rechnungen, Quittungen, Schecks, Wechsel und Zahlungsanweisungen.
  • Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Mahnschreiben, Handelsregisterauszüge oder Kassenbons.


Für ein Unternehmen können sich allerdings Rechtsnachteile ergeben, wenn Dokumente vernichtet werden, die nicht aufbewahrungspflichtig sind. Beispiele dafür sind Bürgschaften, Schuldversprechen, Testamente und notarielle Urkunden.

Aufbewahrung

Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO). Wie andere Archivalien sollten Dokumente in säurefreien Archivkartons und lichtgeschützt aufbewahrt werden.

Rechtssicherheit

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

archium empfiehlt

Firmendokumente sollten – wenn überhaupt – nur mit großer Vorsicht und nur sparsam entsorgt werden (siehe oben). Wichtige oder häufig benötigte Dokumente sollten durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank gut zugänglich sein. Um eine möglichst lange Lebensdauer zu gewährleisten, sollten Dokumente vor der Archivierung vorsichtig von Metallklammern und Klebefilmresten befreit werden. Eine Digitalisierung mit Farbmanagement empfiehlt sich nur bei sehr wichtigen oder sehr häufig benötigten Dokumenten. Die Aufbewahrung der Originale ist in jedem Fall der rein digitalen Aufbewahrung vorzuziehen (siehe Lebensdauer digitaler Langzeitmedien). Sollte aus Platzgründen nur eine digitale Aufbewahrung möglich sein, sind mehrere Backups des digitalen Bestandes unerlässlich.

digitale Dokumente

Warum?

Für digitale Dokumente gelten die gleichen Pflichten wie für analoge Dokumente, siehe oben. Um die Datenmenge gering zu halten, sollten Doppelungen vermieden werden.

Aufbewahrung

Der Aufbewahrungsart sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. CDs, DVDs, USB-Sticks, Festplatten, Disketten sind für eine Langzeitspeicherung nicht geeignet, da ihre Lebensdauer sehr limitiert ist. Bei selbst gebrannten CDs liegt sie bei gerade einmal durchschnittlich fünf Jahren. Ein System aus mehreren Festplatten mit Backupfunktion ist hier ratsam (siehe unten).

Rechtssicherheit

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. Originär elektronisch entstandene Daten und Dokumente müssen maschinell auswertbar in elektronischer Form vorgehalten werden. Ein Ausdruck mit anschließender Löschung der Daten ist nicht zulässig.

archium empfiehlt

Die heutige Zeit bringt so viele Informationen über sich hervor wie noch niemals eine Zeit zuvor und paradoxerweise sind diese Informationen besonders gefährdet für kommende Generationen für immer verloren zu gehen. Das liegt daran, dass die meisten dieser Informationen nur in digitaler Form vorliegen. Es empfiehlt sich besonders wichtige Informationen in ein analoges Langezeitarchivierungsformat zu übertragen. Hierzu eignet sich besonders das Medium Mikrofilm. Für weniger wichtige Informationen eignet sich ein System aus mehreren Festplatten mit Backupfunktion. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Datenmigration in neue Formate immer aktuell gehalten werden muss, um eine dauerhafte Lesbarkeit zu gewährleisten, was sehr viel Datenpflege in Anspruch nehmen kann. Wichtige oder häufig benötigte Dokumente sollten außerdem durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivsoftware gut zugänglich und leicht auffindbar sein.

Werbematerialien

Warum?

Die Werbematerialien einer Firma, wie Flyer, Kataloge, Magazine, Postkarten, sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines Firmenarchivs, da sie die Firmengeschichte auf der Produktebene darstellen. Altes Werbematerial kann auch unter dem Motto der Nostalgie für aktuelle Werbekampagnen wiederverwendet werden. Um den Umfang gering zu halten sollten jeweils nur die besten Exemplare ins Archiv eingehen, Duplikate sollten aussortiert und entsorgt werden.

Aufbewahrung:

Das Werbematerial, sofern es aus Papier ist, sollte bestenfalls in geeigneten säurefreien Behältnissen aufbewahrt und vor Licht geschützt werden. Wir empfehlen dazu Archivkartons und Pergamynhüllen.

Rechtssicherheit:

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Werbematerial aufzubewahren.

archium empfiehlt:

Um Werbematerialien uneingeschränkt nutzen zu können, sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivsoftware ist dafür unerlässlich.

Es empfiehlt sich, besonders für älteres Werbematerial, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten.

Zeitungsberichte

Warum?

Zeitungsberichte können ein wichtiger Bestandteil eines Firmenarchivs sein. Sie können den Bezug eines Unternehmens zur Region darstellen und Mitarbeitern und Kunden ein positives Bild nach außen vermitteln.

Aufbewahrung:

Da Zeitungen meist eine sehr schlechte Papierqualität haben und sehr viel Säure enthalten, die das Papier frühzeitig altern lässt, sollte man bei der Aufbewahrung besondere Sorgfalt walten lassen. Die Zeitungsberichte sollten unbedingt in säurefreien Behältnissen, wie Archivkartons, gelagert werden. Informationen zu den Zeitungsberichten sollten auf separatem säurefreien Papier notiert werden.

Rechtssicherheit:

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, Zeitungsberichte aufzubewahren.

archium empfiehlt:

Um die Zeitungsberichte uneingeschränkt nutzen zu können sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Ausgeschnittenen Zeitungsberichten sollten auf einem separaten, säurefreien Blatt unbedingt Informationen zur Publikation (wie Erscheinungsdatum, Name der Publikation, Seitenzahl usw.) beigelegt werden. Es empfiehlt sich dringend eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Zeitungsberichte sollten aufgrund ihrer schlechten Papierqualität nur in Ausnahmefällen im Original verwendet werden. Es wird die Benutzung (digitaler) Kopien unbedingt empfohlen.