Digital Definition

Aus archium – … wir machen aus Daten Information – Digital Definition
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ist die Reduktion digitaler Komplexität - zu verstehen als Vorstufe zur Übertragung von Information auf ein analoges, softwareunabhängiges, menschenlesbares Format. Sie ist der noch fehlende, abschließende Schritt der Datenverarbeitung als Voraussetzung für echte Langzeitarchivierung von Informationen aus digitalen Daten.

bereitet digitale Daten so auf, dass deren Informationen dauerhaft lesbar und authentisch bleiben.


von Daten und Informationen

Binärcode[1]

Maschinen produzieren Daten digital. Menschen erfassen Informationen aber analog. Deshalb bedarf es einer Möglichkeit, digitale Daten auch analog zu speichern, um die darin enthaltenen Information zu über viele Generationen hinweg zu erhalten. Das ist seit Erfindung der Steintafel, des Papiers und des Buchdrucks seit tausenden von Jahren Normalität.

das menschliche Auge[2]
Neu ist allerdings, dass digital erzeugte Daten (born digital) nicht mehr analog, sondern ausschließlich digital gespeichert werden. Schlimmer noch - man speichert die Informationen in hunderten von verschiedenen Datenformaten, ohne sicherzustellen, dass diese zu einem späteren Zeitpunkt überhaupt noch lesbar sind.

Verlust von Information

Die digitale Datenverarbeitung bringt enorme Vorteile bei der Generierung wertvoller Information. Innerhalb der Maschinenwelt ist sie nicht mehr wegzudenken. Aufgrund der technisch bedingten Verschlüsselung sind diese Informationen nur noch über hochkomplexe Dekodierungsverfahren visualisierbar. Diese Verfahren ändern sich durch technischen Wandel jedoch rasant. Informationen aus formatabhängig gespeicherten Dateien gehen daher früher oder später vollständig verloren.

Datenträger unlesbar.png

Datenmigration und Digital Defined Documents

Festplatte[3]

Um Informationsverlust zu verhindern, müssen digitale Dateien regelmäßig auf neue Datenträger umkopiert und an das aktuelle Softwareökosystem angepasst werden. »Digital Definition« vereinfacht diesen Prozess erheblich, weil die Migration dann nicht mehr für viele hundert verschiedene Speicherformate durchgeführt werden muss. Dateien, welche nicht weiter digital verarbeitet werden und deren enthaltene Informationen mit einem Standardbrowser visualisiert werden können, nennen wir »Digital Defined Documents«. Ein universell lesbares Format wie derzeit PDF/A ist für den Informationserhalt völlig ausreichend. Im Zusammenspiel mit einem Dokumentenverwaltungssystem wie Thorax können wertvolle Informationen, zum Beispiel zur Erfüllung von gesetzlichen Nachweispflichten, langfristig sicher aufbewahrt werden.


unkalkulierbares Risiko

Migration ist teuer[4]

Sobald die Daten z. B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erhalten werden müssen, steigt der Aufwand mit zunehmender Speicherdauer gleichermaßen wie das Risiko des vollständigen Datenverlustes. Die Archivierung digitaler Daten wird damit kostspielig und unkalkulierbar!


vor etwa zwei Generationen

die alten Photos[5]

Als Kinder entdeckten wir eine geheimnisvolle, verstaubte Schachtel auf einem Dachboden. Voller Neugier öffneten wir sie und fanden darin ein altes, dunkelrotes Buch mit schweren Seiten und Knisterpapier. Beim Öffnen löste sich ein Teil des auf der schwarzen Pappe aufgeklebten Inhalts und rutschte uns in die Hände. Es waren Bilder auf Fotopapier! Aber wer waren diese Menschen? Und wieso lagen diese Bilder auf dem Dachboden? Voller Aufregung stürzten wir die Treppe hinab und berichteten den Eltern davon. Sie erkannten sofort, wer darauf zu sehen ist. Es waren die Hochzeitsfotos von Oma und Opa von vor über 60 Jahren!

PC mit Diskettenlaufwerk[6]

die Geschichte heute

Kinder entdecken eine geheimnisvolle, verstaubte Schachtel auf einem Dachboden. Voller Neugier öffnen sie sie und finden darin einen bunten Haufen unbeschrifteter Disketten. Voller Aufregung stürzen sie die Treppe hinab und berichten den Eltern davon. Diese schauen sich ratlos an. „Das sind Disketten! Früher hatten wir mal einen PC mit einem Laufwerk. Heutzutage gibt’s so etwas gar nicht mehr. Keine Ahnung, was darauf gespeichert ist.“

die Geschichte in naher Zukunft

traurige Katze[7]

Falls der Dachboden nicht längst ausgebaut und vermietet wurde, finden Kinder dort nichts. Niemand weiß mehr so genau, welche Cloudspeicherdienste Opa benutzte und wo die Passwörter sind. Und selbst, wenn Opa die Zugangsdaten auf einem Zettel notiert hatte, werden die Cloud-Provider nach Ausbleiben der Zahlungen die Daten irgendwann gelöscht haben.


Datenträger lesbar machen

Er kann es noch lesen![8]

Folgende Fragen müssen zunächst beantwortet werden, nur um herauszufinden, welche Dateien ein Datenträger enthält – falls er überhaupt elektronisch beschrieben wurde:

1. Sind die Datenträger noch intakt?
2. Gibt es ein funktionsfähiges Lesegerät für den Datenträger?
3. Sind ein altes Betriebssystem für die Software und der Treiber für das Lesegerät noch vorhanden?
4. Falls sich das alte Betriebssystem auf einem alten Datenträger befindet: siehe Punkt 1
5. Ist für die Installation des alten Betriebssystems geeignete Hardware noch verfügbar?

Datenträger Cloud

Sind all diese Fragen geklärt, wissen wir lediglich, dass sich etwas auf dem Datenträger befindet. Um an die darin enthaltenen Informationen zu gelangen, sind weitere Schritte nötig. Diese gelten auch für Dateien, welche in der Cloud abgelegt wurden:


unsere Diskettenkiste

6. Ist eine fehlerfreie Interpretation der alten Datenformate mit aktuellen Programmen noch möglich?
7. Ist die Software zum Lesen des Datenformats noch verfügbar?
8. Funktioniert die benötigte Software noch auf dem aktuellen Betriebssystem?
9. Gelingt die Rekonstruktion der Dateien vollständig oder werden Zeichensätze und Formatierungen falsch interpretiert?
10. Sind die aufgezeichneten Daten überhaupt relevant und beinhalten sie die gesuchte Information?

Notwendigkeit der Datenmigration

Um sicherzugehen, dass Dateien und Dateiformate auch künftig von aktuellen Programmen interpretierbar bleiben, müssen diese in regelmäßigen Abständen vollständig migriert, d.h. auf den aktuellen Softwarestand angepasst, werden.

ein fehlerhaftes Bit[9]

Dieser Vorgang lässt sich automatisieren. Aber auch eine automatisierte Datenmigration bedarf zwingend einer manuellen Kontrolle. Denn digitaler Datenverlust kommt unbemerkt und ist irreversibel. Es genügt ein fehlerhaft geschriebenes Bit, um eine ganze Datei mit allen darin enthaltenen Informationen unlesbar zu machen.

Risiko vollständiger Informationsverlust

Dieser Prozess muss ständig für alle Daten und für die gesamte Speicherdauer erfolgen. Wird er unterbrochen, gehen alle Informationen früher oder später verloren. Damit wird dieser Prozess zwanghaft und unkalkulierbar. Wird eine Software abgekündigt, ist ihr Erhalt an ihr letztes elektronisches Ökosystem gebunden. Nicht zuletzt steigt mit jeder Migration das Risiko des vollständigen Informationsverlustes für jede beschädigte Datei.


Cloudserver[10]

Cloudspeicherung

Firmen, die ihre Daten in der Cloud speichern, gehen weitere, unkalkulierbare Risiken ein. Die Auslagerung erzeugt gleich eine ganze Reihe von Abhängigkeiten, deren Tragweite man sich immer bewusst sein muss.

eine Schnittstelle für alle Daten

Ohne einen Internetzugang, mit ausreichender Bandbreite, ist ein Zugriff auf die in Dokumenten oder Softwareanwendungen gespeicherten Informationen, nicht möglich. Der Zugriff kann sehr einfach von Seiten des Clouddienstanbieters unterbrochen werden, wenn es beispielsweise ein unverschuldetes Problem mit einer Zahlung eines beauftragten Zahlungsdienstleisters gibt. Schließlich handelt es sich lediglich um eine Schnittstelle, über die alle Daten ausgetauscht werden.


vollständige Abhängigkeit

Überwachung[11]

In Abhängigkeit des schlussendlichen Lagerungsortes Ihrer Daten (wissen Sie es genau?) kann diese Schnittstelle auch schnell zum Spielball internationaler Rahmenbedingungen werden. Können Sie Ihren jährlichen Kontrollpflichten, bei einer Datenverarbeitung schutzwürdiger Daten durch Dritte (s. Art. 24 DS-GVO) [12] ,ggf. auch vor Ort, nachkommen? Sind Sie sich sicher, dass das dort beschäftigte Personal auch Ihren Ansprüchen im Umgang mit Datenträgern [13] oder der Netzwerkparametrierung [14] entspricht? Die Folgen für die Nutzung cloudgesteuerter Hard-und Software sind weitreichend, besonders im Falle einer Insolvenz. [15]

Vertrauen

Worauf Sie sich in jedem Falle verlassen können ist die Gewissheit, dass Ihre Daten lesbar gehalten werden - und zwar von Regierungen und Geheimdiensten. [16]


Stein von Rosette[17]

analoge Datenträger

Im Gegensatz zum ständigen Umkopieren digitaler Daten als Ergebnis eines zwanghaften Migrationsprozesses zur Lesbarhaltung, müssen analoge Datenträger nur einmalig beschrieben werden. Die darauf enthaltene Information ist ohne decodierende Hilfsmittel für den Menschen visuell oder akustisch erfassbar. Abhängig vom Trägermedium können diese Informationen viele tausend Jahre überdauern.

Die drei Grazien (pompeijanisches Fresko)

Rekonstruktion im Alterungsprozess

Da sich ein alterungsbedingter Datenverlust schleichend ankündigt, gelingen Rekonstruktionsversuche, natürlich immer in Abhängigkeit vom Grad der Beschädigung, meist vollständig. Analog gespeicherte Informationen lassen sich von Hackern auf elektronischem Wege weder lesen, stehlen oder verschlüsseln. Damit sind die Kosten und Risiken analoger Speicherung auch wirklich langfristig kalkulierbar.

wir bleiben analog[18]

energielose Speicherung

Während digitale Daten zum Informationserhalt permanent umkopiert und in der Cloud über Datenenleitungen dafür rund um den Globus geschickt werden, ist die Speicherung auf analogen Datenträgern CO2-neutral, weil sie dauerhaft energielos erfolgt. Diese Form der Speicherung wird Cold Storage genannt.

analoge Authentizität

Ganz nebenbei wird analoge Authentizität von Menschen immer höher bewertet als digitale Authentizität. Unsere Sinne reagieren von Natur aus auf analoge Reize. Das wird auch in ferner Zukunft so bleiben.