für Archive und Vereine

Aus archium.org
Wechseln zu: Navigation, Suche



ist seit 2007 Ihr zuverlässiger Partner für die farbgetreue, hochauflösende und schonende Digitalisierung von Klein-, Groß- und Sonderformaten, die Langzeitarchivierung digitalen Archivguts auf Farbmikrofilm, die technische Ausrüstung, Einrichtung und der Betrieb moderner Unternehmensarchive sowie die Entwicklung maßgeschneiderter Archivsoftware, Dokumentenmanagementsysteme oder Bilddatenbanken auf Basis des langlebigen MediaWiki. entwickelt auch technische Methoden zur Archivierung digitaler Daten aus dem industriellen Umfeld. Im Archivwesen optimieren wir die vorbereitende Datenkonversion für die Langzeitspeicherung auf S/W-Film mit Color Separation samt Rückleseprozess (von S/W-Mikrofilm in Color in eine Archivdatenbank) und konservieren digitale Altsysteme softwareunabhängig.


Produkte


Archivsoftware

Die individuelle Datenbank für Archive

bietet unter dem Namen »ARTUX« ein individuell zugeschnittenes Dokumentenmanagement für Archive an. »ARTUX« ist das organisatorische Rückgrat zum Verwalten von Dokumenten oder digitalen Archivalien. Die Verzeichnung der Digitalisate und der spätere Zugriff auf ihre Bestände ist gewohnt einfach. Mit »ARTUX« archivieren sie digitale Unterlagen nach dem im Archivwesen geforderten ISAD (G) Standard.

[1]

Langzeitarchivierung

Archiv Software Open Source

Die Archivsoftware aus dem bewährten MediaWiki und einer SQL-Datenbank ist vollständig Open Source. Durch die Offenlegung und Dokumentation des Quellcodes ist unsere Datenbank für eine Langzeitarchivierung von Dateien bestens geeignet. Das gibt Ihnen Sicherheit, wenn sie heute eine strategische Entscheidung für die Zukunft ihrer historisch wertvollen Bestände treffen müssen. Sehr viele unabhängige Software-Entwickler geben dieser Technologie Stabilität (MediaWiki Software). Die Wikipedia mit ihren vielen Millionen Datensätzen und viele tausend ähnliche Installationen nutzen dieselben Werkzeuge und garantieren so den Fortbestand.

»»» Archivsoftware Open Source:
Jetzt anfragen +49 365 855 038 25
oder per Mail: kontakt@archium.org
»»» Musterdatenbank für Archive

Angepasst an ihre Bedürfnisse

Dokumente perfekt archiviert

Egal ob Bundesarchiv, Staatsarchiv, Landesarchiv, Stadtarchiv, Regionalarchiv, Universitätsarchiv, Kommunalarchiv, Vereinsarchiv, oder Archiv in der Denkmalpflege – »ARTUX« ist so individuell wie ihre Sammlungen. Auf Wunsch erhalten Sie eine Archivdatenbank zur universellen Dokumentenverwaltung ihrer elektronischen Akten mit nahezu unbegrenzten Einsatzmöglichkeiten. Auch für Museen hervorragend geeignet!

MediaWiki ist vielseitig

Datenbank für anspruchsvolle Anwender

Die Möglichkeiten der Recherche und Archivierung sind nicht nur auf elektronische Dokumente und gescannte Belege beschränkt. Sie können eine Vielzahl von Dateien und Formaten im MediaWiki verwalten und auch wiedergeben. Sie haben ein umfangreiches privates Fotoarchiv und möchten auch dieses professionell erschließen? Sie haben besondere Anforderungen an den Zugriff, die Verzeichnung oder die Recherchemöglichkeiten in ihrem Bildarchiv? Wir setzen Ihre Anforderungen an eine Archivierung ohne Mehrkosten um! Daher eignet sich die Archivdatenbank von archium besonders für alle Archivare, die flexible Prozesse haben und sich nicht festlegen wollen.

»»» Foto Archiv Software:
Jetzt anfragen +49 365 855 038 25
oder per Mail: kontakt@archium.org
»»» Musterdatenbank für Archive

Datenmigration

Einfache Übernahme ihrer Dokumente und elektronischen Akten

Unsere Archivsoftware wird vor der Inbetriebnahme genau für ihren Einsatzzweck angepasst. Die Übernahme der Inhalte ihrer bereits bestehenden Archivdatenbank in das neue System erledigen wir auf Wunsch gleich mit. Wir helfen schnell und unkompliziert bei allen Fragen zur Benutzung von »ARTUX« im täglichen Gebrauch!

Suchfunktionen

Freitextsuche Volltextsuche

Die Feldbezeichnungen und Dialogfelder orientieren sich an der Topologie des internationalen ISAD (G)-Standard. Sehr exakte und ebenso komplexe Suchanfragen können in benutzerfreundlichen Formularmasken abgebildet werden. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig und komfortabel. Die Ergebnisse von Suchanfragen können in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Darüber hinaus ist es möglich, die Suchergebnisse zu exportieren. Ein Datenexport, z.B. gemäß EAD-Standard, kann über die verschiedenen eingebauten Ergebnisformat (darunter auch eine universell konfigurierbare XML-Schnittstelle) implementiert werden.

Administration

Ihre Daten unter Kontrolle

Standardmäßig liefern wir unser DMS in Verbindung mit einem perfekt auf Open Source Werkzeuge zugeschnittenen Mietserver aus. Damit brauchen Sie sich keine Gedanken um die Installation oder Administration machen und haben dennoch alle Daten unter Ihrer persönlichen Kontrolle. Die Anzahl der Nutzerzugänge ist nicht begrenzt. Speichern Sie soviel sie wollen. Und das Beste daran: sie können den Speicherort von allen Dokumenten Ihres Archives jederzeit genau bestimmen.

»»» Archivierung mit Open Source:
Jetzt anfragen +49 365 855 038 25
oder per Mail: kontakt@archium.org
»»» Musterdatenbank für Archive

Weltweit präsent

Auch als Online-Datenbank oder Online-Findbuch verwendbar

Präsentieren sie ihren Bestand weltweit! Ermöglichen sie einem interessierten Publikum die bequeme Recherche von zu Hause aus. archium bereitet den individuellen Onlineauftritt ihres Archives vor und übernimmt bei Bedarf auch Hosting und Administration der Archivdatenbank. Wollen sie von unterschiedlichen Standorten gleichzeitig auf ihre Beständeübersicht zugreifen, eignet sich die Online-Datenbank auch als kollaborative Erschließungssoftware für digitale Archivalien. Eine zuverlässige Datensicherung von angelegten Beständen mit dem »Ektypus-Backup« ist selbstverständlich bereits inklusive. Damit ihr Archiv bequem und lange zugänglich bleibt.

Referenzen

Archivsoftware hat sich bewährt

Bei archium machen wir alles möglich, damit sie ihre Archivsoftware optimal nutzen können. Deshalb passen wir die Masken und Felder der Datenbank ihren individuellen Prozessen und Wünschen an. Egal ob kleines Stadtarchiv oder großes Staatsarchiv - die Nutzer der »ARTUX« Datenbank archivieren mit auf den Anwender zugeschnittenen Benutzeroberflächen. Das hat sich bei bei vielen Kunden deutschlandweit bewährt:

Unternehmensarchive

Bildarchive

Erschließungsoftware

Online-Datenbanken

»»» Archivdatenbank Open Source:
Jetzt anfragen +49 365 855 038 25
oder per Mail: kontakt@archium.org
»»» Musterdatenbank für Archive

Aktuell

Die neue »ARTUX« Archivdatenbank 2020

ab 59 EUR / Monat (Anzahl Datensätze unbegrenzt, Mindestlaufzeit 2 Jahre)


Dienstleistungen

Die vergleichsweise kurze Lebensdauer herkömmlicher Festplatten und anderer verbreiteter Speichermedien stellt genau wie die ständig wachsende Speicherdichte und die damit erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit ein hohes Risiko für Daten- und damit Informationsverlust dar. Auch Softwareökosysteme sind mitunter sehr schnelllebig - heute gebräuchliche Formate sind oft in einigen Jahren obsolet und nur noch mit Aufwand zu handhaben. Migrationen sind oft auch sehr kostenintensive Angelegenheiten. Deshalb kann der Wechsel zu einer langlebigen Open Source Datenbank auch einen strategisch wichtigen Schritt zur Datensicherheit darstellen.

überführt Datenbestände, Datenbanken, Findbücher im Dokumentformat und Tabellen in Ihr Wunschformat und bereitet auf Wunsch eine Speicherung in einem menschenlesbaren, für die Langzeitarchivierung geeigneten Format vor. Sie möchten vorerst weiter vollständig digital arbeiten und lediglich ihre bestehenden Daten in ein zukunftssicheres, performantes System migrieren? Wir helfen Ihnen bei der Umstellung und entwickeln Schnittstellen zu unterschiedlichsten Datenbanksystemen.

Dabei setzen wir vollständig auf OpenSource-Komponenten. Das schafft Sicherheit, Transparenz und Flexibilität. Ihre Daten stehen an erster Stelle, nicht proprietäre Speicherlösungen.

Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf.
Wir beraten Sie kompetent, kostenlos und unverbindlich:

kontakt@archium.org
Tel. 0365-855038-25



[2]

Die Pflege und Erweiterung Ihrer Software sowie die laufende Anpassung an neue Soft- und Hardwareumgebungen ist Teil unserer tägichen Aufgaben. Wir helfen bei der Installation, der Integration im Netzwerk und auch bei allgemeinen Fragen zur Bedienung. Je nach Notwendigkeit schnell und unkompliziert per Fernwartung oder auch vor Ort. Damit bleibt Ihre persönliche Anwendung von immer auf dem aktuellsten Stand und Ihre Arbeit effektiv.

[3]

Wir digitalisieren ...


Bild Digitalisierung

Mikrofilme (16mm, 35 mm und Mikrofilm-Lochkarten)
Mikrofiche, COM-Fiche
Negative (Rolle oder Streifen)
Glasplatten, Dias (Formate bis 30x45cm)
Photographien, Stiche, Gemälde
Bücher, Akten,Prospekte, Karteikarten
Technische Zeichnungen, Pläne
und Formate über DIN A0

... hochaufgelöst, farbgetreu, vorlagenschonend, effizient und maßgeschneidert!

Dieses Bild zeigt im Vergleich die Detailauflösung nach DIN 19051 und der Farbtreue nach IT8.7/2:

Archium Vergleich Zeilenscanner Kamera 2011.png

(Bitte anklicken und mit Vergrößerungsfaktor 100% betrachten!)

Hier finden Sie weitere Informationen zu unserer Arbeitsweise. Gerne beraten wir Sie persönlich. Bitte nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Der archiumFilmCreator ist eine Software zur Vorbereitung digitaler Datenbestände für die Analogisierung, insbesondere die Mikrofilmlaserbelichtung. Sie wurde geschaffen für das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK).

Bbk logo 265x116.png

Mit dieser Software ist es möglich, abstrakte Datenmodelle über ein visuelles Dateisystem auf einem analogen Medium abzubilden. Dies geschieht in einer Weise, die für den Menschen intuitiv verständlich ist, aber auch eine maschinelle Verarbeitung begünstigt.

Archium arche.png

So wird die spätere Datenrekonstruktion vom zukünftigen Technologienivau unabhängig. Dazu ist es notwendig, Bilddaten und Metadaten eindeutig einander zuzuordnen und im Verbund sicht- und lesbar zu machen. Die Software verarbeitet äußerst viele aktuelle und veraltete Dateiformate und ist zu Metadatenstandards kompatibel. Die automatische Generierung von Inhaltsverzeichnissen ist ebenso möglich, wie die Einbindung von Positionsmarken und Farbreferenzen. Als Beispiel sind hier mehrere "Frames" auf hochauflösendem Farbmikrofilm zu sehen, erzeugt mit dem archiumFilmCreator:

Archium IPM afc testframes lo neu.png

(Bitte anklicken und mit 10% der Originalgröße betrachten)

Archium UniFreiburg klein.png

(Bitte anklicken und mit Vergrößerungsfaktor 100% betrachten)

Ausschnitt aus dem oben dargestellten Musterfilm. Er wurde wieder digitalisiert nach Ausbelichtung auf Farbmikrofilm. Deutlich wird die hohe Qualität der Laserbelichtung und des Farbmanagements. Hilfreich ist die übersichtliche Anordnung der "Metadaten". Quelle: Universitätsbibliothek Freiburg, HS 1500

Preview neu gross 500.png

(Zum Vergrößern bitte anklicken)

Optimale Flächenausnutzung auf dem Film – Mehrere einfache oder komplexe Methoden zur Verteilung von Bildern auf dem Film (s.g. "Nesting") gestatten eine sehr ökonomische Flächenausnutzung des Filmes. Zusätzlich kann optional eine Bildskalierung je nach Datentyp mit Interpolation, ohne Interpolation oder vektorbasiert erfolgen. Dadurch können nicht nur Bilder auf das ideale Maß umgerechnet werden, es können auch die einzelnen Elemente von PDF-Dateien optimal und ohne Schärfeverlust vergrößert werden. Alternativ werden übergroße Bilder verlustfrei und mit Überlappung auf mehrere Filmsegmente verteilt.

Farbmanagement

Der archiumFilmCreator beherrscht die Interpretation von RGB- oder CMYK-Farbräumen unabhängig von Farbtiefe und Bildgröße. Zahlreiche Parameter erlauben die Beeinflussung der Farbbehandlung auf vielerlei Weise. "hex-on-film" stellt äußerst geringe technische Anforderungen an die Datenrückgewinnung: Es genügt ein OCR-Programm und ein einfaches Programm zur Umwandlung von Hexadezimalcode in Binärcode. Es kann aber auch jede beliebige andere Zeichensatzkodierung verarbeitet werden.

Hof.png

Kunde ist König, wenn wir gemäß seiner Vorgaben und Anforderungen spezielle Applikationen und Webservices entwickeln. Darunter finden sich öffentliche und geschützte Datenbankprojekte, Werkzeuge zur Erfassung von Daten bei der Textranskription, Tools zur Konversion von Daten und Formaten, Werkzeuge zum Farbmanagement und mehr. Wir

Archium KlausWendel BeispielSonderentwicklungen WUBonline 20121113.png

implementieren Ihre Projekte gegenwärtig zuvorderst in Go (Golang) und Python, entwickelten aber mit fast 20 Jahren individueller Erfahrung auch in den Sprachen PHP, Java (JEE), JavaScript und C/C++. Wir arbeiten mit go test bzw. Unittests und Selenium zur Validierung von Weboberflächen, setzen Frameworks jedoch nach Möglichkeit bewußt sparsam ein, um Versionsabhängigkeiten und Codebloat gering zu halten.

Archium KlausWendel Wir holen den Teufel aus dem Detail 20160206.png

Für Datenbankprojekte arbeiten wir zuvorderst mit PostgreSQL, besitzen reiche Erfahrung mit MySQL/MariaDB, sowie mit dem Semantischen MediaWiki als NoSQL-Datenbank. In den auf große Stabilität und lange Laufzeiten ausgelegten PostgreSQL-Datenbank-Entwicklungen hat es sich bewährt, auf Performance zu optimierende Teile der Programmlogik innerhalb der Persistenzschicht mit PL/SQL (und Python) zu implementieren.

(Was macht denn der Elefant an der Wand ?)
Archium KlausWendel PostgreSQL-Wall 600x400 20160209.png


Referenzen

... und Projekte

  • 2019 - permanente Datensicherung von Desktop PCs mit dem Ektypus Backup Plus im Büronetzwerk des Bildungswerks ver.di Thüringen e.V.
  • 2019 - Digitale Bildarchive mit dem Torax Dokumentenverwaltungssystem bei der Deutschen Fotografischen Akademie sowie beim Historisches Bildarchiv von Dr. Paul Wolff & Tritschler.
  • 2013 bis 2016 - Kooperation mit Projekt: "Erschließung und Digitalisierung der Korrespondenz der Margräfin Karoline Luise von Baden" des Landesarchivs Baden-Württemberg – Generallandesarchiv Karlsruhe.
  • Seit 2012 - Für das Institut für Sportgeschichte e.V. in Maulbronn entwickelt kontinuierlich Lösungen für die Datenmigration von Archivbeständen aus verschiedenen Dateiformaten wie PDF, Excel oder CSV. Daneben wurde auch eine LaTeX-Exportschnittstelle zur Generierung von Findbüchern entwickelt.
  • Seit 2012 - Mitarbeit am Projekt digiS der Servicestelle Digitalisierung am Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik (ZIB), Berlin.
  • 2004 bis 2014 - Kooperation mit Fraunhofer IPM und media de lux zur Langzeitarchivierung digitaler Daten auf laserbelichtetem Farbmikrofilm
  • Seit 2010 - Historische Bauaufnahmen und Recherchen für das Landesamt für Denkmalpflege Baden-Württemberg
  • Seit 2008 Aufbau und Betreuung von Firmenarchiven. betreibt und betreut die Unternehmensarchive dreier mittelgroßer Unternehmen der Fahrzeug- und Maschinenbauindustrie mit Standort Ostalbkreis. Die Tätigkeiten umfassen ein breites Aufgabenspektrum von der Archivausstattung, der Verzeichnung und fachgemäßen Dokumentensicherung in alterungsbeständigen Archivmaterialien, über den Einsatz einer Archivsoftware, bis hin zur Befragung von Pensionären.
  • 2007 und 2008 - Das Württembergische Urkundenbuch Online für das Landesarchiv Baden-Württemberg ist über mehrere Suchmasken und einen regionalen Ortsindex zu erschließen. Zahlreiche nicht in Unicode darstellbare Glyphen sowie komplexe Textauszeichnungen, z.B. zur Einbettung verschiedener Fußnotentypen und Literaturexpansionen, stellen sehr spezielle Anforderungen an die Bildschirmausgabe und die zur Laufzeit mit LaTeX generierte PDF-Druckversion. Die Performance der Datenbankabfragen und des Bildaufbaus wurden optimiert, wodurch auch komplexe Suchanfragen möglich sind.


Hilfestellung und Wissen

LeitfadenBlau.png

Was kann weg?

Die Frage „Was kann weg?“ stellt sich für ein Gemeindearchiv eigentlich nicht. Kommunalarchive sind, aufgrund ihrer Allzuständigkeit für alle öffentlichen Belange, verpflichtet das kommunale Leben in seiner gesamten Vielfalt zu dokumentieren. Daraus leitet sich ab, dass prinzipiell alle Archivalien aufbewahrt werden müssen. Ungeeignete Räumlichkeiten und Platzmangel stellen daher oft große Probleme dar. Bei unserer Arbeit sind uns in den letzten Jahren häufig öffentliche Archive begegnet, die bestenfalls durch die engagierten Hände eines oder mehrerer – meist älterer – Ehrenamtlicher betreut werden. In der Regel finden wir jedoch brachliegende Archive vor, die darauf warten wieder zum Leben erweckt zu werden. In beiden Szenarien konnten die Archive durch die enge Zusammenarbeit mit optimiert und dadurch für die Öffentlichkeit wieder nutzbar gemacht werden. Deshalb haben wir unsere Erfahrungen in diesem kleinen Leitfaden zusammen getragen, der Ihnen zumindest als Starthilfe dienen soll.

Wieso es an der Zeit ist Ihr Archiv aus dem Dornröschenschlaf zu wecken

Geschichte ist in. Das zeigen nicht zuletzt Fernsehsendungen wie z.B. ZDF-History, die seit Jahren sehr erfolgreich sind und längst nicht mehr ausschließlich die deutsche NS-Geschichte aufarbeiten. Auch die Popularität historischer Themen in anderen Medien und das gleichbleibend hohe Interesse an Museen und Ausstellungen sprechen für sich. Vergessen kommt nicht in Frage.

„Vergessen ist Gnade und Gefahr zugleich.“ (Theodor Heuss)

Vergangenheit ist immer auch Identität, denn die Geschichte eines Ortes ist mit seinem Bild nach Außen untrennbar verknüpft. Gerade junge Erwachsene besinnen sich wieder auf ihre Wurzeln. Herkunft spielt eine zunehmend wichtige Rolle. Gerade kommunale Archive sind für die so genannten Hobby-Genealogen von besonderer Bedeutung. Und oft ist heute noch gar nicht ersichtlich, was für spätere Generationen wichtig sein wird.

Unschlagbare Argumente für Ihre Archivoptimierung

Ist es schon Jahre, vielleicht Jahrzehnte her, seit der Bestand des Archivs zuletzt gesichtet wurde? Sind die Findbücher auf dem neuesten Stand? Mit der Archivsichtung durch unsere erfahrenen Archivare erhalten Sie wieder einen Überblick. Die Erschließung, die nach der Sichtung folgt, ist vielleicht der wichtigste Punkt bei der Archivoptimierung. Ihre analogen Archivalien (wie Dokumente, Fotos etc.) werden fachgerecht sortiert und gelagert. Bei dieser Gelegenheit wird der Bestand gleich in Ihre von uns individualisierte Archivdatenbank aufgenommen. Bereits bestehende Findbücher können in die Datenbank übernommen werden. Ihr Archiv ist dann auch digital über Suchmasken recherchierbar. Die einfache Benutzung eines erschlossenen Archivs, besonders auch online, lockt Interessierte an und ist eine gute Gelegenheit für den Ort, ein positives Image durch die eigene Geschichte zu transportieren. Ein benutzerfreundliches Archiv ist dann für jegliche Rechercheanfrage gewappnet. So können auch Veröffentlichungen, wie z.B. Vereinsfestschriften, durch Quellenmaterial unterstützt werden.

Was findet sich im Archiv und wie geht man damit um?

Allgemeines zur Aufbewahrung von Archivgut

“Man muss die Zukunft im Sinn haben und die Vergangenheit in den Akten.“ Charles Maurice de Talleyrand (1754-1838)

Von Archivgut spricht man, sobald der eigentliche Entstehungszweck des Mediums erfüllt ist, es also dauerhaft abgelegt werden kann. Um das Archivgut möglichst lange haltbar zu machen und vor Beschädigung zu schützen sollte viel Wert auf die Auswahl der Räumlichkeiten zur Aufbewahrung gelegt werden. Idealerweise sollten diese stets trocken, feuer- und diebstahlsicher sein. Wetterfeste Räumlichkeiten, deren Luftfeuchtigkeit 65% nicht übersteigt und deren Temperatur stabile 18°C (plus/minus 2°C) beträgt, sind optimal. Die Lichteinwirkung und die Überprüfung der Statik sollten nicht außer Acht gelassen werden. Die Anschaffung einer »Notfallbox« für Archivgut muss unbedingt erwogen werden.

Dokumente

Aufbewahrung

Wie andere Archivalien sollten Dokumente in säurefreien Archivkartons und lichtgeschützt aufbewahrt werden.

empfiehlt:

Um eine möglichst lange Lebensdauer zu gewährleisten, sollten Dokumente vor der Archivierung vorsichtig von Metallklammern und Klebefilmresten befreit werden. Wichtige oder häufig benötigte Dokumente sollten durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank gut zugänglich sein. Eine Digitalisierung empfiehlt sich nur bei sehr wichtigen oder sehr häufig benötigten Dokumenten. Die Aufbewahrung der Originale ist in jedem Fall der rein digitalen Aufbewahrung vorzuziehen (siehe Lebensdauer digitaler Langzeitmedien).

digitale Dokumente

Aufbewahrung

Der Aufbewahrungsart sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. CDs, DVDs, USB-Sticks, Festplatten, Disketten etc. sind für eine Langzeitspeicherung nicht geeignet, da ihre Lebensdauer sehr limitiert ist. Bei selbst gebrannten CDs liegt sie bei gerade einmal durchschnittlich fünf Jahren. Ein System aus mehreren Festplatten mit Backupfunktion ist hier ratsam (siehe unten). Um die Datenmenge gering zu halten, sollten Doppelungen vermieden werden.

empfiehlt:

Die heutige Zeit bringt so viele Informationen über sich hervor wie noch niemals eine Zeit zuvor und paradoxerweise sind diese Informationen besonders gefährdet für kommende Generationen für immer verloren zu gehen. Das liegt daran, dass die meisten dieser Informationen nur in digitaler Form vorliegen. Es empfiehlt sich besonders wichtige Informationen in ein analoges Langezeitarchivierungsformat zu übertragen. Hierzu eignet sich besonders das Medium Mikrofilm. Für weniger wichtige Informationen eignet sich das oben bereits erwähnte System aus mehreren Festplatten. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Datenmigration in neue Formate immer aktuell gehalten werden muss, um eine dauerhafte Lesbarkeit zu gewährleisten, was sehr viel Datenpflege in Anspruch nehmen kann. Wichtige oder häufig benötigte digitale Dokumente sollten außerdem durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank gut zugänglich und leicht auffindbar sein. Eine günstige Komplettlösung auf Opensource-Basis bieten wir Ihnen in maßgeschneiderter Weise an.

Fotos

Aufbewahrung

Fotos (Dias, Mikrofilme) sollten bestenfalls in geeigneten säurefreien Behältnissen aufbewahrt und vor Licht geschützt werden. Wir empfehlen dazu Archivkartons und Pergamynhüllen, bzw. für Dias und Mikrofilm geeignete Schachteln. Notfalls können Duplikate aussortieren werden, unter Beibehaltung der jeweils besterhaltenen Exemplare. Beachten Sie, dass alte Schwarz-Weiß-Aufnahmen eine längere Lebensdauer haben als Farbaufnahmen. Diese halten allerdings im Falle einer Digitalisierung mehr Informationen bereit.

empfiehlt:

Um Fotografien wirklich uneingeschränkt nutzen zu können, sollten sie nicht nur gut zugänglich aufbewahrt werden:

  • Am Anfang steht die genaue Verzeichnung. Halten Sie unbedingt (auf einem separaten Blatt, niemals auf dem Foto selbst!) fest wer und was auf den Bildern zu sehen ist. Gerade ältere Gemeindemitglieder können hier eine wichtige Hilfe sein.
  • Es folgt eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement.
  • Parallel dazu ist für Präsentations- und Recherchezwecke die Aufnahme in eine anwenderfreundliche Archivdatenbank unerlässlich.

Zeichnungen, Pläne, Poster, Karten

Aufbewahrung

Zeichnungen, z.B. von Gebäuden, sind wichtige Dokumente des Zeitgeistes. Sie zeigen sowohl den technischen Stand, als auch den Geschmack ihrer Entstehungszeit. Ähnliches gilt für (Bau-)Pläne – sie zeigen den Ort in seinen Entstehungsphasen, können aber auch nach Jahrzehnten noch nützliche Helfer im Alltag sein, um z.B. die Position von Rohren oder Leitungen oder den Standort nicht mehr existierender Gebäude zu dokumentieren. Auch Zeichnungen und Pläne sollten in säurefreien und lichtgeschützten Behältnissen aufbewahrt werden. Da sie meist großformatig sind empfehlen sich Kartenschränke mit geräumigen Schubladen, in denen das Archivgut liegend (!) aufbewahrt werden kann.

empfiehlt:

Um Baupläne im Notfall nutzen zu können, sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Es empfiehlt sich, besonders für ältere Zeichnungen und Pläne, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Besonders bei Bauplänen sollte auf ein gutes Farbmanagement Wert gelegt werden. Mit Bleistift Gezeichnetes oder Geschriebenes kann durch schlechtes Farbmanagement auf dem Digitalisat „unsichtbar“ werden, somit könnten wichtige Informationen bei der Digitalisierung verloren gehen.

Urkunden

Aufbewahrung:

Urkunden gehören zu den wichtigsten Bestandteilen eines Gemeindearchivs. Sie sind meist die Quelle der ersten Erwähnung eines Ortes und zeugen somit für sein Alter. Sie geben auch Aufschluss über etwaige Besitzverhältnisse und wie diese sich über die Jahre änderten. Da es sich häufig um alte und fragile Objekte handelt, sollten sie mit äußerster Sorgfalt behandelt werden. Siegelurkunden in Akten sind besonders gefährdet, da Siegel unter Druck schnell beschädigt werden können. Daher ist eine von der Akte gesonderte Lagerung und Archivierung in säurefreiem Papier ratsam.

empfiehlt:

Urkunden sind häufig besonders anschauliche Zeugnisse der Ortsgeschichte. Sie sollten daher auch für die Öffentlichkeit zugänglich sein, beispielsweise in einer Archivdatenbank. Gerade bei sehr alten oder beschädigten Urkunden, die mit besonderer Sorgfalt behandelt werden müssen, ist eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement dringend anzuraten.

Nachlässe

Aufbewahrung:

Immer wieder werden Gemeindearchive vor die Aufgabe gestellt, ganze Nachlässe zu verwalten. Engagierte Bürger des Ortes vermachen ihre jahrzehntelang gepflegte Sammlung an Archivalien dem Ort, in dem sie lebten, um sie für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Nachlässe bilden somit ein Konvolut der verschiedensten Archivalien-Typen. Von Dokumenten, über Fotos, bis hin zu Büchern und Statuen kann alles enthalten sein. Der Nachlass sollte idealerweise in separaten Räumlichkeiten oder zumindest in separaten Regalen gelagert werden, um eine Abgrenzung zum Restarchiv zu gewährleisten.

empfiehlt:

Der Bestand sollte wie ein eigenes kleines Archiv behandelt werden. Von einem Aufteilen des Nachlasses und damit einem Aufgehen im allgemeinen Gemeindearchiv wird abgeraten. Die Aufnahme aller Nachlassbestandteile in eine Archivdatenbank wird dringend empfohlen, besonders, um das Archivgut der Öffentlichkeit zugänglich machen zu können. Auch hier ist durch die Individualisierbarkeit der Archivsoftware eine Separation vom Restarchiv problemlos einzurichten.

Realien

Aufbewahrung

Realien, wie z.B. Statuen, Preise, Gemälde oder Werkstücke, stellen besondere Archivalien dar. Sie sind wichtige Objekte der Ortsgeschichte und repräsentieren die Gemeinde nach außen. Realien sollten, wenn sie nicht öffentlich ausgestellt werden, in lichtgeschützten Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Empfindliche Realien können zusätzlich noch vorsichtig in säurefreies Papier gewickelt werden. Für wertvolle Realien empfiehlt sich die Aufbewahrung in einem Safe.

empfiehlt

Da es sich bei Realien in der Regel um 3D-Objekte, wie Plastiken oder Werkstücke, handelt ist eine Digitalisierung nur schwer umzusetzen, auch der Nutzen einer solchen ist fraglich. Einzig bei Gemälden muss über eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement nachgedacht werden.

Zeitungen, Mitteilungsblätter, Publikationen

Aufbewahrung:

Zeitungen, Mitteilungsblätter und Publikationen sind äußerst wichtige Bestandteile eines Gemeindearchivs. Sie sind nicht nur Zeugnisse der Geschichte des Ortes, sondern insbesondere auch seiner Bewohner. Gerade deshalb ist die gut zugängliche Aufbewahrung in geeigneten Räumlichkeiten von großer Bedeutung. Da Zeitungen meist eine sehr schlechte Papierqualität haben und sehr viel Säure enthalten, die das Papier frühzeitig altern lässt, ist bei der Aufbewahrung besondere Sorgfalt angezeigt. Die Lagerung in säurefreien Behältnissen, wie die bereits erwähnten Archivkartons, ist obligatorisch.

empfiehlt:

Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist für Recherchezwecke unerlässlich. Ausgeschnittenen Zeitungsberichten sollten auf einem separaten, säurefreien Blatt unbedingt Informationen zur Publikation (wie Erscheinungsdatum, Name der Publikation, Seitenzahl usw.) beigelegt werden. Es empfiehlt sich dringend eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Zeitungsberichte sollten aufgrund ihrer schlechten Papierqualität nur in Ausnahmefällen im Original verwendet werden. Es wird die Benutzung (digitaler) Kopien unbedingt empfohlen.


LeitfadenRot.png

Was kann weg?

Immer wieder sind wir in den letzten Jahren von unseren Kunden gefragt worden: „Was kann ich eigentlich wegwerfen?“ Es ist müßig zu erwähnen, dass mit der schnellen Antwort des Historikers „Natürlich nichts!“, unseren Kunden nicht gedient ist. Meistens sind es die Umstände (ungeeignete Räumlichkeiten, Platzmangel), die ein Unternehmen zwingen sich zu entscheiden, was bleiben darf und was nicht. Deshalb haben wir unsere Erfahrungen in diesem kleinen Leitfaden zusammen getragen, der Ihnen die Entscheidung zwar nicht abnehmen, aber doch erleichtern soll.

Wir haben uns Mühe gegeben, unsere Tipps in aller Kürze und damit für Sie leicht zugänglich zu präsentieren. Bitte beachten Sie, dass dieser Leitfaden nur einen sehr groben Überblick bieten kann.

Wieso Sie das Potential Ihrer Unternehmensgeschichte unbedingt nutzen sollten!

Geschichte ist in. Das zeigen nicht zuletzt Fernsehsendungen wie z.B. ZDF-History, die seit Jahren sehr erfolgreich sind und längst nicht mehr ausschließlich die deutsche NS-Geschichte aufarbeiten. Auch die Popularität historischer Themen in anderen Medien und das gleichbleibend hohe Interesse an Museen und Ausstellungen sprechen für sich. Vergessen kommt nicht in Frage.

„Vergessen ist Gnade und Gefahr zugleich.“ (Theodor Heuss)

Vergangenheit ist immer auch ein Stück weit Identität. Und die droht in einer zunehmend globalisierten und schnelllebigen Welt immer mehr zu verwischen. Gerade Unternehmen sollten daher ihre Vergangenheit nutzen, um gegenüber ihren Kunden, aber auch anderen Wettbewerbern und nicht zuletzt den eigenen Mitarbeitern Profil zu zeigen. Langjährige, gleichbleibende Qualität und Kompetenz erzeugen nicht nur positive Emotionen, sondern auch ein unerschütterliches Vertrauen in die Möglichkeiten einer Firma. Die Identifikation mit der eigenen Tradition steht für die Unverwechselbarkeit eines Unternehmens, und kann damit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

5 unschlagbare Argumente für Ihr Unternehmensarchiv:

1. Veröffentlichungen

Ein Firmenarchiv bietet sehr viele einfache Möglichkeiten für die Unternehmenskommunikation. So lassen sich nicht nur das Firmenjubiläum sondern auch andere Anlässe wie z.B. der Geburtstag des Firmengründers oder der Jahrestag einer wichtigen Produkterfindung sehr leicht nutzen, um durch geschichtsbezogene Veröffentlichungen die Tradition der Firma wieder ins Gedächtnis zu rufen und Aufmerksamkeit zu erregen. Chroniken sind etwas Bleibendes und können von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern über Jahre immer wieder zur Hand genommen werden.

„Nur wer die Vergangenheit kennt, hat eine Zukunft.“ (Wilhelm von Humboldt)

2. Identität nach innen und außen

Die Identifikation mit dem eigenen Unternehmen und seiner Geschichte ist ein entscheidender Faktor für die dauerhafte Motivation der eigenen Mitarbeiter. Diese Identifikation fällt signifikant leichter, wenn sich die Firma positiv, z.B. durch ihre Firmenhistorie, von anderen unterscheidet. Die Individualität einer Firma wird außerdem durch ihre Herkunft, z.B. durch ihre jahrelange Verbundenheit mit der eigenen Region – ob als Arbeitgeber oder Sponsor – noch deutlich unterstrichen.

3. Rechtssicherheit und Krisenprävention

Eine konsequent und ehrlich aufgearbeitete Firmengeschichte stellt die beste Grundlage dar, um geschichtsbezogenen Attacken der Presse vorzubeugen. Ebenso wichtig wie die präventive Krisenkommunikation ist die Rechtssicherheit, die ein gut geführtes Firmenarchiv bietet. Patent- oder Rechtsnachfolgefragen können schnell und sicher beantwortet werden. Und nicht zuletzt können alte Bauakten eine anfallende Reparatur erheblich erleichtern und dadurch Kosten ersparen.

4. Erfahrungsschatz

Wer immer neue und innovative Lösungen sucht, für den lohnt sich möglicherweise ein Blick zurück. Die eigene Firmengeschichte ist Wissenspool und Nachschlagewerk in einem und kann ungeahnte Schätze und damit auch neue Anregungen bieten.

5. Tradition als Wettbewerbsvorteil

Die sorgfältig aufgearbeitete Geschichte eines Unternehmens kann Qualität, Tradition, Erfahrung und Kontinuität kommunizieren. Diese Faktoren schaffen beim Kunden das Gefühl von Sicherheit und Vertrauen – in die Firma, aber vor allem in die eigene Kaufentscheidung und damit entsteht ein wirtschaftlicher Mehrwert.

Was kommt ins Firmenarchiv und warum?

Allgemeines zur Aufbewahrung von Archivgut

Von Archivgut spricht man, sobald der eigentliche Entstehungszweck des Mediums erfüllt ist, es also dauerhaft abgelegt werden kann. Um das Archivgut möglichst lange haltbar zu machen und vor Beschädigung zu schützen sollte viel Wert auf die Auswahl der Räumlichkeiten zur Aufbewahrung gelegt werden. Idealerweise sollten diese stets trocken, feuer- und diebstahlsicher sein.

“Man muss die Zukunft im Sinn haben und die Vergangenheit in den Akten.“ Charles Maurice de Talleyrand (1754-1838)

Wetterfeste Räumlichkeiten, deren Luftfeuchtigkeit 65% nicht übersteigt und deren Temperatur stabile 18°C (plus/minus 2°C) beträgt, sind optimal. Die Lichteinwirkung und die Überprüfung der Statik sollten nicht außer Acht gelassen werden. Die Anschaffung einer »Notfallbox« für Archivgut muss erwogen werden.

Fotos (Dias, Mikrofilme)

Warum?

Fotos sind nicht nur zu Werbezwecken wichtige Dokumente für Firmen. Sie zeigen das Unternehmen selbst in seinen Entstehungsphasen und auch die Belegschaft bei unterschiedlichen Anlässen. Für die Firmengeschichte sind sie ein unverzichtbares optisches Hilfsmittel.

Aufbewahrung:

Fotos (Dias, Mikrofilme) sollten bestenfalls in geeigneten säurefreien Behältnissen aufbewahrt und vor Licht geschützt werden. Wir empfehlen dazu Archivkartons und Pergamynhüllen, bzw. für Dias und Mikrofilm geeignete Schachteln. Sollten Sie sich aus Platzgründen von Fotos trennen müssen, so sollten Sie zunächst Duplikate aussortieren und davon das jeweils Besterhaltene aufbewahren. Beachten Sie, dass alte Schwarz-Weiß-Aufnahmen eine längere Lebensdauer haben als Farbaufnahmen. Diese halten allerdings im Falle einer Digitalisierung mehr Informationen bereit. Im Idealfall sollten Sie immer beide Versionen einer Aufnahme aufbewahren.

Rechtssicherheit:

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Fotografien, Dias oder Mikrofilme aufzubewahren, allerdings können archivierte Fotos im Rahmen einer Betriebsprüfung oder für die Gewährleistungspflicht eine wichtige Rolle spielen.

empfiehlt:

Fotos, Dias und Mikrofilme sollten – wenn überhaupt – nur mit großer Vorsicht und nur sparsam entsorgt werden. Um Firmenfotografien uneingeschränkt nutzen zu können, sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Halten Sie unbedingt fest wer und was auf den Bildern zu sehen ist. Gerade ältere oder ehemalige Mitarbeiter können hier eine wichtige Hilfe sein.

Es empfiehlt sich, besonders für ältere Fotos, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten.

Zeichnungen, Pläne, Poster und Karten

Warum?

Zeichnungen, ob von Firmenprodukten oder Firmengebäuden, sind wichtige Dokumente des Zeitgeistes. Sie zeigen sowohl den technischen Stand als auch den Geschmack ihrer Entstehungszeit. Ähnliches gilt für (Bau-)Pläne – sie zeigen das Unternehmen in seinen Entstehungsphasen, können aber auch nach Jahrzehnten noch nützliche Helfer im Alltag sein, um z.B. die Position von Rohren oder Leitungen zu dokumentieren. Auch der künstlerische Aspekt sollte bei Zeichnungen und (Bau-)Plänen nicht vergessen werden. Die Aufbewahrung von Postern empfiehlt sich nur, wenn diese in direktem Bezug zum Unternehmen stehen.

Aufbewahrung

Auch Zeichnungen und Pläne sollten in säurefreien und lichtgeschützten Behältnissen aufbewahrt werden. Da sie meist großformatig sind empfehlen sich Kartenschränke mit geräumigen Schubladen, in denen das Archivgut liegend (!) aufbewahrt werden kann.

Rechtssicherheit

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Zeichnungen und Pläne aufzubewahren, allerdings können archivierte Pläne und Zeichnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung oder für die Gewährleistungspflicht eine wichtige Rolle spielen.

empfiehlt:

Zeichnungen und Pläne sollten – wenn überhaupt – nur mit großer Vorsicht und nur sparsam entsorgt werden. Um Baupläne im Notfall nutzen zu können sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Es empfiehlt sich, besonders für ältere Zeichnungen und Pläne, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Besonders bei Bauplänen sollte auf ein gutes Farbmanagement Wert gelegt werden. Mit Bleistift Gezeichnetes oder Geschriebenes kann durch schlechtes Farbmanagement auf dem Digitalisat „unsichtbar“ werden, somit könnten wichtige Informationen bei der Digitalisierung verloren gehen.

Realien

Warum?

Realien, wie z.B. Statuen, Preise, Gemälde oder Werkstücke, stellen besondere Archivalien dar. Sie können dekorativ ausgestellt werden, um vor Kunden und Mitbewerbern zur Profilierung des Unternehmens zu dienen. Auch die Moral der Belegschaft kann beispielsweise durch das Ausstellen eines Preises positiv beeinflusst werden.

Aufbewahrung

Realien sollten im Idealfall in den Firmenräumen sichtbar ausgestellt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sollten sie in lichtgeschützten Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Empfindliche Realien können zusätzlich noch vorsichtig in säurefreies Papier gewickelt werden. Für wertvolle Realien empfiehlt sich die Aufbewahrung in einem Safe.

Rechtssicherheit

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Realien aufzubewahren.

empfiehlt:

Da es sich bei Realien in der Regel um 3D-Objekte, wie Plastiken oder Werkstücke, handelt ist eine Digitalisierung nur schwer umzusetzen, auch der Nutzen einer solchen ist fraglich. Einzig bei Gemälden kann über eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement nachgedacht werden.

Dokumente

Warum?

Unternehmen sind dazu verpflichtet handels- und steuerrechtliche Dokumente aufzubewahren. Folgende Unterlagen müssen aufbewahrt werden:

  • Alle Handelsbücher und Aufzeichnungen, die auch für steuerliche Zwecke geführt werden müssen. Nicht darunter fallen freiwillige Aufzeichnungen wie Auftrags- und Bestellbücher.
  • Dokumente über körperliche Bestandsaufnahmen. Handelsrechtlich fällt hierunter das Inventar. Nach Steuerrecht können auch Inventur-Aufnahmezettel (Urbelege) aufbewahrungspflichtig sein.
  • Alle Dokumente des Jahresabschlusses, das heißt Bilanz (auch Eröffnungs-, Zwischen- und andere Sonderbilanzen), Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und gegebenenfalls Lagebericht.
  • Alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind. Dies sind zum Beispiel Kontenpläne, Abkürzungsverzeichnisse und Programm- und Verfahrensdokumentationen des EDV-Systems.
  • Handels- und Geschäftsbriefe in jeder Form (sowohl Briefe als auch Faxe und E-Mails), und zwar sowohl abgesandte als auch empfangene Korrespondenz mit externen Geschäftspartnern, nicht aber interne E-Mails oder andere interne Mitteilungen.
  • Buchungsbelege jeder Art, also alle Unterlagen über Geschäftsvorfälle. Hier sind nicht nur interne Buchungsanweisungen gemeint, sondern etwa auch Steuerbescheide, Kontoauszüge, Kassenbücher, Rechnungen, Quittungen, Schecks, Wechsel und Zahlungsanweisungen.
  • Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Mahnschreiben, Handelsregisterauszüge oder Kassenbons.


Für ein Unternehmen können sich allerdings Rechtsnachteile ergeben, wenn Dokumente vernichtet werden, die nicht aufbewahrungspflichtig sind. Beispiele dafür sind Bürgschaften, Schuldversprechen, Testamente und notarielle Urkunden.

Aufbewahrung

Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO). Wie andere Archivalien sollten Dokumente in säurefreien Archivkartons und lichtgeschützt aufbewahrt werden.

Rechtssicherheit

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

empfiehlt:

Firmendokumente sollten – wenn überhaupt – nur mit großer Vorsicht und nur sparsam entsorgt werden (siehe oben). Wichtige oder häufig benötigte Dokumente sollten durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank gut zugänglich sein. Um eine möglichst lange Lebensdauer zu gewährleisten, sollten Dokumente vor der Archivierung vorsichtig von Metallklammern und Klebefilmresten befreit werden. Eine Digitalisierung mit Farbmanagement empfiehlt sich nur bei sehr wichtigen oder sehr häufig benötigten Dokumenten. Die Aufbewahrung der Originale ist in jedem Fall der rein digitalen Aufbewahrung vorzuziehen (siehe Lebensdauer digitaler Langzeitmedien). Sollte aus Platzgründen nur eine digitale Aufbewahrung möglich sein, sind mehrere Backups des digitalen Bestandes unerlässlich.

digitale Dokumente

Warum?

Für digitale Dokumente gelten die gleichen Pflichten wie für analoge Dokumente, siehe oben. Um die Datenmenge gering zu halten, sollten Doppelungen vermieden werden.

Aufbewahrung

Der Aufbewahrungsart sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. CDs, DVDs, USB-Sticks, Festplatten, Disketten sind für eine Langzeitspeicherung nicht geeignet, da ihre Lebensdauer sehr limitiert ist. Bei selbst gebrannten CDs liegt sie bei gerade einmal durchschnittlich fünf Jahren. Ein System aus mehreren Festplatten mit Backupfunktion ist hier ratsam (siehe unten).

Rechtssicherheit

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. Originär elektronisch entstandene Daten und Dokumente müssen maschinell auswertbar in elektronischer Form vorgehalten werden. Ein Ausdruck mit anschließender Löschung der Daten ist nicht zulässig.

empfiehlt:

Die heutige Zeit bringt so viele Informationen über sich hervor wie noch niemals eine Zeit zuvor und paradoxerweise sind diese Informationen besonders gefährdet für kommende Generationen für immer verloren zu gehen. Das liegt daran, dass die meisten dieser Informationen nur in digitaler Form vorliegen. Es empfiehlt sich besonders wichtige Informationen in ein analoges Langezeitarchivierungsformat zu übertragen. Hierzu eignet sich besonders das Medium Mikrofilm. Für weniger wichtige Informationen eignet sich ein System aus mehreren Festplatten mit Backupfunktion. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Datenmigration in neue Formate immer aktuell gehalten werden muss, um eine dauerhafte Lesbarkeit zu gewährleisten, was sehr viel Datenpflege in Anspruch nehmen kann. Wichtige oder häufig benötigte Dokumente sollten außerdem durch Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivsoftware gut zugänglich und leicht auffindbar sein.

Werbematerialien

Warum?

Die Werbematerialien einer Firma, wie Flyer, Kataloge, Magazine, Postkarten, sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines Firmenarchivs, da sie die Firmengeschichte auf der Produktebene darstellen. Altes Werbematerial kann auch unter dem Motto der Nostalgie für aktuelle Werbekampagnen wiederverwendet werden. Um den Umfang gering zu halten sollten jeweils nur die besten Exemplare ins Archiv eingehen, Duplikate sollten aussortiert und entsorgt werden.

Aufbewahrung:

Das Werbematerial, sofern es aus Papier ist, sollte bestenfalls in geeigneten säurefreien Behältnissen aufbewahrt und vor Licht geschützt werden. Wir empfehlen dazu Archivkartons und Pergamynhüllen.

Rechtssicherheit:

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet Werbematerial aufzubewahren.

empfiehlt:

Um Werbematerialien uneingeschränkt nutzen zu können, sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivsoftware ist dafür unerlässlich.

Es empfiehlt sich, besonders für älteres Werbematerial, eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten.

Zeitungsberichte

Warum?

Zeitungsberichte können ein wichtiger Bestandteil eines Firmenarchivs sein. Sie können den Bezug eines Unternehmens zur Region darstellen und Mitarbeitern und Kunden ein positives Bild nach außen vermitteln.

Aufbewahrung:

Da Zeitungen meist eine sehr schlechte Papierqualität haben und sehr viel Säure enthalten, die das Papier frühzeitig altern lässt, sollte man bei der Aufbewahrung besondere Sorgfalt walten lassen. Die Zeitungsberichte sollten unbedingt in säurefreien Behältnissen, wie Archivkartons, gelagert werden. Informationen zu den Zeitungsberichten sollten auf separatem säurefreien Papier notiert werden.

Rechtssicherheit:

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, Zeitungsberichte aufzubewahren.

empfiehlt:

Um die Zeitungsberichte uneingeschränkt nutzen zu können sollten sie in geeigneten Räumlichkeiten gut zugänglich aufbewahrt werden. Eine genaue Verzeichnung und Aufnahme in eine Archivdatenbank ist dafür unerlässlich. Ausgeschnittenen Zeitungsberichten sollten auf einem separaten, säurefreien Blatt unbedingt Informationen zur Publikation (wie Erscheinungsdatum, Name der Publikation, Seitenzahl usw.) beigelegt werden. Es empfiehlt sich dringend eine vorlagenschonende Digitalisierung mit Farbmanagement, um auch eine digitale Nutzung zu gewährleisten. Zeitungsberichte sollten aufgrund ihrer schlechten Papierqualität nur in Ausnahmefällen im Original verwendet werden. Es wird die Benutzung (digitaler) Kopien unbedingt empfohlen.

Feuermelder.jpeg
In den großen staatlichen Archiven nimmt die Notfallplanung einen sehr hohen Stellenwert ein, in kleinen Archiven wird sie oft sträflich missachtet.

Welche Notfälle können eintreten?

In erster Linie sind es Wasserschäden durch Hochwasser, Rohrbruch oder Löschwasser bei Bränden. Aber auch Einsturzgefahr und externe Katastrophen können eine kurzfristige Evakuierung des Archivguts bedingen.

Es kann jedes Archiv treffen

Das Stadtarchiv Grimma verfügte im August 2002 über keinen umfassenden Notfallplan. Deutlich mehr Archivalien hätten damals durch einfache Gefriertrocknung gerettet werden können.

Präventive Maßnahmen

Lagerung des Archivguts

Präventive Maßnahmen betreffen vor allem die Lagerung des Archivguts (z.B. in ausreichendem Abstand zum Boden) und die Verpackung. Eine einheitliche und leicht transportable Verpackung beschleunigt die Räumung des Magazins im Katastrophenfall deutlich.

Griffbereit für den Notfall

Sinnvoll ist die Zusammenstellung einer »Notfallbox«, die Ausrüstungsgegenstände für die Bergung im Schadensfall enthält. Diese Gegenstände (z.B. Plastiktüten, Taschenlampen, Schwämme, wasserfeste Stifte, etc.) sind allesamt weder anspruchsvoll noch teuer – sollten aber im Notfall nicht erst zusammengesucht werden müssen. Liegen sie im Schadensfall schon bereit, gewinnt man sehr wertvolle Zeit.

Schnelles Handeln bei Wasserschäden

Gerade ein Wasserschaden gleicht einem Wettlauf mit der Zeit. Feucht gewordenes Archivmaterial sollte schnellstmöglich eingefroren werden. Danach hat man sehr viel Zeit, die Restaurierung und ihre Finanzierung zu planen. Außerdem wird den Archivalien durch die Gefriertrocknung die Feuchtigkeit allmählich wieder entzogen.

Vorbereitet für den Ernstfall

Entsprechend ist es sinnvoll, schon vorher mit den örtlichen Hilfsdiensten (Feuerwehr, Kühlhäuser) in Kontakt zu treten und mögliche Ansprechpartner auf einer Notfalltelefonliste zu vermerken. Ähnliches gilt auch für kurzfristig verfügbare Hilfskräfte.

Die Notfalltelefonliste

Unseren Vordruck einer Notfalltelefonliste finden Sie hier. Für eine kostenlose Archivsichtung zur Einschätzung Ihrer Archivsituation, die Erstellung eines konkreten Notfallplans oder die Bestellung Ihrer »Notfallbox« kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie sehr gerne.

Tipps:

Stellen Sie sich als Archiv vor

Es wird empfohlen bereits im Vorfeld persönlichen Kontakt zu wichtigen Stellen (wie z.B. der Feuerwehr) herzustellen und zu pflegen. Tragen Sie eine Nummer auf der Notfalltelefonliste ein, dann benachrichtigen Sie die betreffende Stelle, dass Sie sie in diese aufgenommen haben. Denn hat die betreffende Stelle schon einmal etwas von Ihnen und Ihrem Archiv gehört, erspart dies im Notfall viel Zeit für Erklärungen.

Auch an die DSG-VO muss gedacht werden

Nehmen Sie unbedingt die Privatnummern von Angestellten in Ihre Notfalltelefonliste auf! So beachten Sie das neue Datenschutzgesetz: Die betreffenden Mitarbeiter müssen um Erlaubnis gefragt werden und eine entsprechende Erklärung unterschreiben.

Der Aufzug im Havariefall

Hat ihr Gebäude einen Aufzug, so kann es im Notfall auch sinnvoll oder erforderlich sein, die Aufzugfirma zu kontaktieren.

Damit jeder Hilfe holen kann

Schreiben Sie auch Namen und Adresse ihres Archivs in die Notfalltelefonliste, für den Fall, dass externes Personal diese Daten kommunizieren muss.

Die Digitalisierung sollte eigentlich alles einfacher machen. Leider sieht die aktuelle Realität ernüchternd aus: Hoch komplexe IT-Systeme, akuter Fachkräftemangel, horrende Kosten und immer wieder unbekannte Probleme. Wohin mit den ganzen Daten? Wieso wird alles immer teurer wo doch Speicherplatz so billig ist? Die Antwort ist verblüffend einfach. Weil die digitale Datenverarbeitung, so wie wir sie heute kennen, nie vollständig abgeschlossen wird. Dagegen hat das Konzept der »Digital Definition« entwickelt. Wir erklären ihnen »hier« ausführlich, was das für Sie bedeutet und was Sie dagegen tun können.

Sie wollen mit uns zusammenarbeiten? Lassen Sie sich von der »Strategie« inspirieren.

  1. Photo by Artem Maltsev on Unsplash (Stand 26.2.2020)
  2. https://unsplash.com/photos/C7B-ExXpOIE Photo by Javier Allegue Barros on Unsplash
  3. https://unsplash.com/photos/Lks7vei-eAg Photo by Charles Deluvio on Unsplash